Gerechtshof Amsterdam, 26-06-2025, ECLI:NL:GHAMS:2025:1794, 200.352.350/01 OK

eScience, opgericht in 2012, is een expertisecentrum dat multidisciplinair en data-intensief wetenschappelijk onderzoek ondersteunt en versterkt. De kern van eScience wordt gevormd door de Research Software Engineers (hierna: RSE’s). Dat zijn universitair opgeleide specialisten die zich bezighouden met research en met het ontwikkelen van onderzoekssoftware ten behoeve van de wetenschap.

eScience wordt gefinancierd door de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (hierna: NWO) en de coöperatie SURF (hierna gezamenlijk ook te noemen: de financiers). NWO ontvangt op haar beurt gelden van het Ministerie van OCW en het bedrijfsleven. Het bestuur van eScience bestaat uit zeven bestuurders, waarvan één is benoemd door NWO en één door SURF. Het dagelijks bestuur is in handen van een directieteam (hierna ook: het DT), dat thans bestaat uit twee personen; een daarvan is de bestuurder. De bestuurder is tevens de ondernemer in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

Op 23 augustus 2024 hebben NWO en SURF in verband met de slechte financiële situatie van eScience aan eScience opdracht gegeven voor het uitwerken van twee scenario’s voor haar toekomst, te weten (1) afbouw en liquidatie van eScience en (2) reorganisatie en inkrimping van het personeelsbestand.

In de formele overlegvergadering met de ondernemingsraad van 3 oktober 2024 heeft de bestuurder de ondernemingsraad op de hoogte gebracht van de slechte financiële situatie van eScience en medegedeeld dat een plan moest worden opgesteld om liquiditeitsproblemen te voorkomen en dat er sprake was van urgentie.

Op 10 oktober 2024 heeft de ondernemingsraad positief geadviseerd over het voorgenomen besluit een externe adviseur aan te trekken voor de begeleiding en ontwikkeling van het plan. Op basis daarvan is een transitiemanager aangetrokken.

Tijdens een medewerkersbijeenkomst voor het voltallige personeel op 24 oktober 2024 is het personeel op de hoogte gesteld van de financiële situatie van eScience. Daarbij is duidelijk gemaakt dat er een besluit zou volgen dat een deel van de medewerkers zou raken.

Op 5 november 2024 is in een informele bijeenkomst van de transitiemanager, de bestuurder en de ondernemingsraad gesproken over (de aandachtspunten bij) het proces van de reorganisatie.

Bij e-mail van 28 november 2024 heeft de ondernemingsraad verzocht om ter voorbereiding van een informele bespreking op 5 december 2025 en een personeelsbijeenkomst op 10 december 2024 stukken te mogen ontvangen, namelijk het conceptreorganisatieplan, het laatste interimrapport of analyse waarmee het directieteam bezig is en ieder ander document dat voor de aankomende vergaderingen relevant zou kunnen zijn. Daarbij liet ondernemingsraad weten deze informatie noodzakelijk te achten in het kader van de uitvoering van zijn taak en bereid te zijn tot aan de adviesaanvraag vertrouwelijkheid in acht te nemen. De bestuurder heeft bij e-mail van 3 december 2024 toegelicht dat en waarom hij geen concepten met de ondernemingsraad wilde delen voordat het advies zou worden gevraagd.

In de informele vergadering met de ondernemingsraad op 5 december 2024 heeft de bestuurder medegedeeld dat twee scenario’s werden uitgewerkt, namelijk een afbouw- en een reorganisatiescenario. Naar aanleiding van het door de bestuurder ingenomen standpunt dat de adviesaanvraag vertrouwelijk zou moeten blijven teneinde onrust onder het personeel te voorkomen, heeft ondernemingsraad laten weten met medewerkers uit de organisatie over de adviesaanvraag te willen overleggen en vertrouwelijkheid van de adviesaanvraag ongebruikelijk en onnodig te vinden. Over het onderwerp vertrouwelijkheid zijn vervolgens op 9 december 2024 tussen de raadslieden van eScience en de ondernemingsraad afspraken gemaakt, met de strekking dat vertrouwelijkheid als uitgangspunt geldt, maar dat de ondernemingsraad, om de achterban te kunnen raadplegen, (ook al voorafgaand aan de eerste overlegvergadering) een gemotiveerd verzoek tot opheffing kan doen, dat de bestuurder welwillend zal beoordelen.

Op 9 december 2024 heeft het bestuur van eScience, na consultatie van de financiers, de voorlopige keuze van het directieteam voor het reorganisatiescenario goedgekeurd.

Op 10 december 2024 zijn alle medewerkers geformeerd over de bereidheid van de financiers om bij te dragen aan het voortzetten van de organisatie en de daarbij door hen gestelde voorwaarden.

Bij brief van 12 december 2024 heeft de bestuurder aan de ondernemingsraad advies gevraagd over het voorgenomen besluit tot reorganisatie, dat – kort gezegd – beoogde wijzigingen in de structuur van de organisatie van eScience door te voeren en het personeelsbestand van 90 tot 100 medewerkers terug te brengen met 38 medewerkers (overeenkomend met 31 fte). De brief bevat vier bijlagen: (1) het Reorganisatieplan, (2) Toelichting uitvoering besluit, (3) Toelichting op nieuwe en gewijzigde functies en (4) Huidig functiehuis. In de brief staat onder meer:

De ondernemingsraad heeft gereageerd bij brief van 18 december 2024. Daarin schreef de ondernemingsraad het niet eens te zijn met de beperking van het adviesrecht tot paragraaf 6.5 van het reorganisatieplan en, gelet op artikel 25 lid 1e WOR, over het gehele reorganisatieplan te zullen adviseren. De ondernemingsraad verzocht verder de vertrouwelijkheid op te heffen met betrekking tot 17 met name genoemde medewerkers, teneinde hen te kunnen consulteren. De brief bevatte tot slot een uitgebreide lijst met nadere informatie die de ondernemingsraad wenste te verkrijgen zoals een concept-sociaal plan, een bezettingsplan, een implementatieplan, een communicatieplan en de notulen van “alle vergaderingen” (waarbij met name werden genoemd die van het directieteam en van het bestuur en het directieteam gezamenlijk).

In de overlegvergadering van 19 december 2024 is de adviesaanvraag formeel ingediend en toegelicht.

De bestuurder heeft bij brief van 23 december 2024 de onder 3.13 genoemde schriftelijke verzoeken van de ondernemingsraad gemotiveerd afgewezen, met uitzondering van het verzoek om de business controller over de financiële aspecten van de reorganisatie te kunnen consulteren, dat hij heeft toegewezen.

In reactie op die brief heeft de raadsman van de ondernemingsraad op 24 december 2024 per e-mail aan de raadsvrouw van eScience geschreven dat er sprake is van ernstige veronachtzaming van het adviesrecht van de ondernemingsraad en dat hij haar verzoekt om dit met de bestuurder te bespreken “teneinde ongelukken te voorkomen”. Hij suggereert dit in de eerste week van januari in klein comité verder te bespreken.

Op 9 januari 2025 heeft naar aanleiding van de adviesaanvraag een formele overlegvergadering plaatsgevonden.

Naar aanleiding van de onder 3.16 vermelde e-mail heeft op 10 januari 2025 overleg plaatsgevonden, in aanwezigheid van advocaten. Een e-mail van de raadsvrouw van eScience van 13 januari 2025 bevat de vastlegging van de in dat overleg gemaakte afspraken, te weten (1) dat de ondernemingsraad op het reorganisatieplan in volle omvang mag reageren, (2) dat de ondernemingsraad naast de business controller vier andere medewerkers mag consulteren, nadat de bestuurder die medewerkers daarover na zijn terugkomst in de week van 20 januari 2025 eerst zelf heeft benaderd en nadat zij een non-disclosure agreement hebben ondertekend; en (3) dat het niet de bedoeling is de ondernemingsraad adviesrechten af te nemen als het gaat om het meewegen van het sociaal plan bij het advies; (4) dat bezettingsplan, formatieplan, informatie over afspiegeling en informatie over uitwisselbaarheid van functies aan de ondernemingsraad zullen worden verstrekt. Vervolgens is afgesproken dat de voorzitter en vicevoorzitter van de ondernemingsraad als toehoorders aanwezig mochten zijn bij het overleg met FNV over het sociaal plan.

Op 21 januari 2025 heeft de ondernemingsraad de bestuurder eraan herinnerd dat hij nog niet alle op 9 en 10 januari 2025 toegezegde informatie had ontvangen. Zo ontbraken onder meer nog het formatieplan (huidig en toekomstig), informatie over de afspiegeling van de RSE’s en informatie over uitwisselbaarheid van functies.

Op 22 januari 2025 vond een vergadering plaats tussen de ondernemingsraad en de bestuurder waarin vragen over het reorganisatieplan zijn besproken.

Bij e-mail van diezelfde datum heeft de bestuurder geantwoord op vragen die de ondernemingsraad in de formele overlegvergadering van 9 januari 2025 had gesteld.

De ondernemingsraad heeft de bestuurder verzocht om aan de medewerkers duidelijkheid te geven over het tijdstip waarop zij worden geïnformeerd over de concrete gevolgen van de reorganisatie. De bestuurder en de ondernemingsraad hebben vervolgens afgesproken dat de medewerkers op 27 februari 2025 geïnformeerd zullen worden. De bestuurder heeft die datum bij e-mail van 28 januari 2025 aan de medewerkers bekendgemaakt.

Bij e-mail van 29 januari 2025 heeft de bestuurder, naar hij zelf schrijft “met vertraging”, antwoorden gegeven op vragen die op 9 en 10 januari 2025 waren gesteld, waaronder de “was-wordt-lijst” en een toelichting op uitwisselbare functies en afspiegeling van RSE’s.

Op 4 februari 2025 heeft de bestuurder de ondernemingsraad per e-mail laten weten de laatste informatie te hebben verstrekt, dat er nog een kort stuk bijkomt over implementatie en dat hij ervan uitgaat dat de ondernemingsraad voldoende is geïnformeerd en in staat is op 13 februari 2025 te adviseren. Nog diezelfde dag heeft hij het implementatieplan aan de ondernemingsraad gezonden.

Op 6 februari 2025 heeft eScience mondeling een akkoord op hoofdlijnen bereikt met de FNV over een sociaal plan. Dit akkoord is gesloten onder voorbehoud van goedkeuring van de vakbondsleden. De voorzitter en vicevoorzitter van de ondernemingsraad waren als toehoorder aanwezig bij het overleg waarin dit akkoord op hoofdlijnen tot stand is gekomen.

Aansluitend op dat overleg was een bespreking tussen de bestuurder en de ondernemingsraad gepland. Ter voorbereiding op die bespreking had de ondernemingsraad een presentatie voorbereid, getiteld “OR’s pre-preliminary advice”. Op de eerste slide staat

Op 7 februari 2025 heeft de ondernemingsraad de bestuurder per e-mail bericht niet op 13 februari 2025 te kunnen adviseren, vooral omdat er nog geen concept voor een sociaal plan lag, en voorgesteld om op 12 februari 2025 bijeen te komen. De bestuurder heeft daarop laten weten het nieuws “unfortunate” te vinden en zich af te vragen wanneer het advies wel komt; “I will need to do some substantial damage control. It would help me if I had a clear date from you”. De ondernemingsraad antwoordde daarop dat hij vasthoudt aan 12 februari 2025 als voorgestelde overlegdatum: “given the sensitivity of what we need to discuss, we believe it is best to meet in person (...) with everyone present.” De ondernemingsraad stelde nog geen datum voor het advies te kunnen geven omdat die datum afhankelijk is van de ontvangst van het sociaal plan “and on the points we will present”.

Bij e-mail van 10 februari 2025 om 11:25 uur heeft de bestuurder aan de ondernemingsraad geschreven dat hij vasthoudt aan de deadline van 13 februari 2025, ook omdat ”you pressed me to include a very specific timeline regarding the reorganization in a mail sent to all on 22 [Ondernemingskamer: bedoeld zal zijn 28] January.” Hij schreef dat hij zich niet bewust was van “any sensitive issues” en verzocht de ondernemingsraad om die “issues” tevoren mee te delen zodat hij zich kon voorbereiden. Over het sociaal plan schreef hij dat de ondernemingsraad daarvan op de hoogte was omdat zijn leden aanwezig waren geweest bij het overleg met de FNV en verder: “it is fair to assume, based on the strong signals from the FNV given during the third meeting about the social plan being reasonable, that we can finalize the social plan along the lines we discussed” en “you can (...) base your advice upon this plan, on the condition that the social plan will not change or be voted against”.

Op 10 februari 2025 om 13:20 uur heeft de ondernemingsraad in een e-mail getiteld “request for clarification on financial aspects” aan het directieteam opheldering gevraagd over de berekeningen en aannames die zijn gebruikt ter bepaling van de vereiste fte-reductie en een aantal vragen gesteld, onder meer over de “was-wordt-lijst” en over de mate waarin rekening wordt gehouden met “external income”, waarmee is bedoeld financiering door andere partijen dan NWO en SURF, en met een (door de ondernemingsraad veronderstelde) inflatiecorrectie van € 881.000 jaarlijks. De ondernemingsraad verzocht om daarover in een vergadering te kunnen overleggen.

Op 12 februari 2025 vond een bespreking plaats tussen de ondernemingsraad en de bestuurder. Daarin heeft de ondernemingsraad aan de hand van de onder 3.26 vermelde presentatie een aantal vragen aan de bestuurder gesteld. In de bespreking heeft de ondernemingsraad te kennen gegeven nog geen definitief advies te kunnen geven en een conceptadvies voor te bereiden.

Eveneens op 12 februari 2025 om 12.59 uur heeft de bestuurder aan de ondernemingsraad gemaild:

Dezelfde middag heeft de ondernemingsraad bij e-mail van 15.05 uur aan de bestuurder geschreven:

Op 13 februari 2025 heeft de ondernemingsraad nog een overleg gehad met de controller van eScience en een lid van het directieteam over de financiële vragen van de ondernemingsraad. Na dat overleg heeft de ondernemingsraad in een e-mail van 17:02 uur het directieteam laten weten dat de vragen uit de onder 3.29 vermelde e-mail zijn beantwoord, op één onderdeel na, dat het directieteam nog nader zou uitzoeken.

Op vrijdag 14 februari 2025 om 9:45 uur heeft de ondernemingsraad aan de bestuurder gemaild:

Op dezelfde dag heeft de bestuurder bij e-mail van 14:19 uur gereageerd. Daarin heeft hij geschreven, samengevat, dat “external funds”, zoals die van Open Science NL, niet behoren tot de structurele financiering en dat NWO en SURF bereid zijn om eScience voort te zetten als onafhankelijke organisatie onder de voorwaarde dat de salariskosten uit de structurele financiering van € 7,9 miljoen per jaar worden voldaan, exclusief een structurele verhoging van € 881.000 die NWO aan eScience wil toekennen en exclusief door de financiers toegezegde inflatiecorrectie, en dat deze voorwaarde de basis vormt van het reorganisatieplan. De brief vermeldt verder:

Bij e-mail van 16:09 uur reageerde de ondernemingsraad op dezelfde dag onder meer als volgt:

Bij e-mail van maandag 17 februari 2025 om 12.46 uur heeft de bestuurder aan de ondernemingsraad bericht dat hij op die dag een definitief besluit had genomen overeenkomstig de adviesaanvraag. Hij heeft daarbij toegelicht waarom hij het advies van de ondernemingsraad niet heeft afgewacht:

Op dezelfde dag om 17.11 uur heeft de ondernemingsraad zijn conceptadvies “conform afspraak” aan de bestuurder gemaild, onder gelijktijdige toezending van een afschrift aan het bestuur. Het conceptadvies is negatief, om drie redenen: (1) een overeengekomen en door de bonden ondertekend sociaal plan ontbreekt, (2) de ondernemingsraad wenst onweerlegbaar bewijs over de vraag wie de eis stelt dat de ”external funds” van Open Science NL van € 5,4 miljoen buiten beschouwing blijven en (3) de ondernemingsraad wenst de bevestiging dat het bedrag van de structurele financiering is verhoogd met € 881.000.

Op 27 februari 2025 zijn de medewerkers die volgens het besluit boventallig zijn door de bestuurder geïnformeerd.

Op 1 mei 2025 is de nieuwe organisatie van start gegaan.