Rechtbank Amsterdam, 09-05-2019, ECLI:NL:RBAMS:2019:4206, C/13/663102 / KG ZA 19-238
Rechtbank Amsterdam, 09-05-2019, ECLI:NL:RBAMS:2019:4206, C/13/663102 / KG ZA 19-238
Gegevens
- Instantie
- Rechtbank Amsterdam
- Datum uitspraak
- 9 mei 2019
- Datum publicatie
- 13 juni 2019
- ECLI
- ECLI:NL:RBAMS:2019:4206
- Zaaknummer
- C/13/663102 / KG ZA 19-238
Inhoudsindicatie
Aanbestedingsrecht. In kort geding wordt geoordeeld dat de inschrijvingen op een door de gemeente Amsterdam uitgeschreven aanbesteding opnieuw moeten worden beoordeeld door een nieuwe beoordelingscommissie – kort gezegd – omdat de door de gemeente in de afwijzingsbrief opgenomen motivering te summier was.
Uitspraak
vonnis
Afdeling privaatrecht, voorzieningenrechter civiel
zaaknummer / rolnummer: C/13/663102 / KG ZA 19-238 FB/MV
Vonnis in kort geding van 9 mei 2019
in de zaak van
de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
RICOH NEDERLAND B.V.,
gevestigd te 's Hertogenbosch,
eiseres bij dagvaarding van 11 maart 2019,
advocaten mrs. J.G. Kuitert en R.S. Damsma te Amsterdam,
tegen
de publiekrechtelijke rechtspersoon
GEMEENTE AMSTERDAM,
zetelend te Amsterdam,
gedaagde,
advocaat mr. K. Imaalitane te Amsterdam
en tegen
de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheidXEROX (NEDERLAND) B.V.,gevestigd te Breukelen,
tussenkomende partij,advocaat mr. P.W. Juttmann.
Partijen zullen hierna Ricoh, de Gemeente en Xerox worden genoemd.
1 De procedure
Ter zitting van 25 april 2019 heeft Ricoh gesteld en gevorderd overeenkomstig de in kopie aan dit vonnis gehechte dagvaarding. De Gemeente heeft verweer gevoerd met conclusie tot weigering van de gevraagde voorzieningen.
Xerox heeft een incidentele conclusie tot tussenkomst, althans tot voeging ingediend. Ricoh en de Gemeente hebben hiertegen geen bezwaar gemaakt, waarna de gevorderde tussenkomst door de voorzieningenrechter is toegestaan. Alle partijen hebben een pleitnota in het geding gebracht. Ricoh en de Gemeente hebben tevens producties in het geding gebracht. Ter zitting waren aanwezig:
aan de zijde van Ricoh: [naam vertegenwoordiger 1] en [naam vertegenwoordiger 2] met mrs. Kuitert en Damsma;
aan de zijde van de Gemeente: [naam vertegenwoordiger 3] met mr. Imaalitane; aan de zijde van Xerox: [naam vertegenwoordiger 4] met mr. Juttmann. Na verder debat hebben partijen verzocht vonnis te wijzen.
2 2. De feiten
De Gemeente heeft een Europese aanbesteding Scannen en Printen uitgeschreven. Zij hanteert hierbij de zogenoemde Best Value benadering. Op basis van de inschrijvingen en op basis van interviews met de inschrijvers beoordeelt de Gemeente met welke inschrijver zij de concretiseringsfase ingaat. Pas na afronding van de concretiseringsfase zal de Gemeente de opdracht voorlopig gunnen.
De aanbestedingsprocedure is nader omschreven in de Inschrijfleidraad aanbesteding Scannen en Printen. In het kader van die procedure zijn twee Nota’s van Inlichtingen verstrekt waarin antwoord is gegeven op vragen van inschrijvers.
In paragraaf 1.4.1 van de Inschrijfleidraad is opgenomen dat gunning van de opdracht plaatsvindt aan de inschrijver die de Economisch Meest Voordelige Inschrijving heeft gedaan op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij de kwaliteitscriteria voor 80% meewegen en de inschrijfprijs voor 20%. Het criterium Kwaliteit is onderverdeeld in drie subcriteria, te weten Prestaties 45%, Risico’s 20% en Kansen 15%.
Verder is in deze paragraaf het volgende opgenomen: De beoordeling van de Inschrijving bestaat uit 4 fasen:1. Bevindingen schriftelijke plannen:● De prestatieonderbouwing
● Het kansendossier
● Het risicodossier 2. Afnemen interview t.b.v. de beoordeling van de kwaliteitscriteria 3. Beoordeling kwaliteitscriteria a.h.v. bevindingen schriftelijk en antwoorden tijdens interview. 4. Bekendmaken prijs. De score wordt vastgesteld nadat de interviews zijn afgerond.
In paragraaf 1.4.2 van de Inschrijfleidraad is opgenomen dat voor de kwaliteitscriteria de cijfers 2 (slecht), 4 (onvoldoende), 6 (voldoende) , 8 (goed) en 10 (uitmuntend) kunnen worden behaald. Deze cijfers leiden tot een correctie van de inschrijfsom, zodat een fictieve inschrijfsom ontstaat. In paragraaf 1.4.3 is beschreven op welke wijze het interview plaatsvindt.
In paragraaf 3.2 van de Inschrijfleidraad is vermeld aan welke eisen de kwalitatieve documenten (prestatieonderbouwing, risicodossier en kansendossier) moeten voldoen. In deze paragraaf is het volgende opgenomen: 
Bij de Inschrijfleidraad behoort de bijlage ‘Handleiding inschrijvingen volgens Best Value’. In paragraaf 3.2.1 van deze bijlage is vermeld dat een inschrijving niet te herleiden mag zijn naar de inschrijver en dat alle stukken dus geanonimiseerd moeten worden ingediend.
Ricoh heeft tijdig ingeschreven met een prijs van € [...]. Zij heeft een Prestatieonderbouwing, Risicodossier en Kansendossier ingediend. Het interview met Ricoh heeft plaatsgevonden op 13 februari 2019. Ook Xerox heeft tijdig ingeschreven en wel met een prijs van € [...]. Ricoh heeft op de onderdelen Prestaties, Risico’s en Kansen drie keer een [...] gescoord. Dit cijfer leidt niet tot een correctie van de inschrijfprijs. Xerox heeft op die onderdelen respectievelijk een [...] en twee keer een [...] gescoord. Dit leidt tot een correctie op haar inschrijfprijs van respectievelijk € [...],-, € [...],- en € [...] (in totaal € [...]). Daarmee komt de fictieve inschrijfprijs van Xerox uit op € [...].
Bij brief van 19 februari 2019 heeft de Gemeente Ricoh medegedeeld dat op grond van de onder 2.7 opgenomen cijfers, Xerox als eerste is geëindigd en Ricoh als derde. De Gemeente is daarom voornemens met Xerox de concretiseringsfase in te gaan. De motivering van de Gemeente in de brief van 19 februari 2019 over de Prestatieonderbouwing van Ricoh luidt als volgt: 
De motivering van de Gemeente in de brief van 19 februari 2019 over het Risicodossier van Ricoh luidt als volgt:
De motivering van de Gemeente in de brief van 19 februari 2019 over het Kansendossier van Ricoh luidt als volgt:
Op 21 februari 2019 heeft een gesprek plaatsgevonden tussen Ricoh en de Gemeente. Bij brief van 1 maart 2019 hebben de raadslieden van Ricoh gereageerd op de brief van de Gemeente van 19 februari 2019. In die laatstgenoemde brief staat – kort gezegd – dat de Gemeente, naar de mening van Ricoh, haar beslissing volstrekt onvoldoende heeft gemotiveerd.
Op 5 maart 2019 heeft de Gemeente via het aanbestedingsportaal gereageerd op de brief van 1 maart 2019. Die reactie komt – kort gezegd – erop neer dat indien Ricoh zich niet kan vinden in de afwijzing en/of haar plaats in de ranking, zij binnen 20 dagen een kort geding aanhangig zal moeten maken.
3 Het geschil
Ricoh vordert – kort gezegd – de Gemeente:
primair (a) te gebieden de beslissing om met Xerox de concretiseringsfase in te gaan in te trekken; (b) te gebieden de inschrijving van Xerox te beoordelen op de minimumeisen die gelden in de aanbestedingsprocedure, waaronder de eis dat de inschrijving anoniem dient te geschieden en Xerox zo nodig uit te sluiten; (c) te gebieden de inschrijvingen, eventueel met uitsluiting van Xerox, te laten beoordelen door een nieuw door de Gemeente samen te stellen onbevooroordeeld beoordelingsteam, met inachtneming van de aanbestedingsstukken en dit vonnis; (d) te gebieden om binnen twee weken na deze herbeoordeling (althans binnen een door de voorzieningenrechter te bepalen termijn) een nieuwe beslissing te nemen over de vraag met wie zij de concretiseringsfase in zal gaan;
subsidiair
(e) te gebieden de beslissing om met Xerox de concretiseringsfase in te gaan in te trekken;(f) te verbieden met Xerox de concretiseringsfase in te gaan en de opdracht aan Xerox (voorlopig) te gunnen; (g) te gebieden de opdracht te staken en gestaakt te houden en om voor deze opdracht een heraanbesteding te organiseren, voor zover de Gemeente de opdracht nog altijd wenst te gunnen; meer subsidiair(h) te gebieden de beslissing om met Xerox de concretiseringsfase in te gaan in te trekken;(i) te gebieden de inschrijvingen, eventueel met uitsluiting van Xerox te laten beoordelen door een nieuw door de Gemeente samen te stellen onbevooroordeeld beoordelingsteam, met inachtneming van de aanbestedingsstukken en dit vonnis;(j) te gebieden om binnen twee weken na de hiervoor bedoelde herbeoordeling een nieuwe beslissing te nemen over met wie de Gemeente de concretiseringsfase in zal gaan; nog meer subsidiair(k) te gebieden om aan Ricoh een nadere motivering en alle relevante informatie te verschaffen die nodig is voor de toetsing van de beoordeling door de Gemeente ten opzichte van de inschrijving van de winnende inschrijver; uiterst subsidiair(l) elke andere voorlopige voorziening te treffen die in goede justitie passend wordt geacht en recht doet aan de belangen van Ricoh; in alle gevallen(m) te bepalen dat de Gemeente dwangsommen verbeurt; (n) met veroordeling van de Gemeente in de nakosten, te vermeerderen met rente, en (o) met veroordeling van de Gemeente in de proceskosten, te vermeerderen met rente.
Ricoh stelt hiertoe – samengevat weergegeven – dat de Gemeente beoordelingsfouten heeft gemaakt en haar beslissing onvoldoende heeft gemotiveerd. In dit geval kan niet worden getoetst of de Gemeente de inschrijvingen consistent heeft beoordeeld. Evenmin kan worden beoordeeld of het aanhangig maken van een juridische procedure zinvol is. Volstrekt onduidelijk is waarom Ricoh drie keer het cijfer 6 heeft gescoord, terwijl zij wel degelijk een SMART onderbouwing van de kwaliteitsonderdelen heeft gegeven. Omdat de beoordelingscriteria zeer ruim zijn geformuleerd, rust op de Gemeente bovendien een verzwaarde motiveringsplicht. Ook heeft de Gemeente in strijd gehandeld met het transparantiebeginsel. Allereerst heeft zij de correcte naleving van het vereiste dat een inschrijving anoniem dient te zijn, niet transparant beoordeeld. Xerox heeft immers in haar inschrijving gerefereerd aan bureaus die zij met naam en toenaam heeft genoemd, terwijl uit paragraaf 3.2 van de Inschrijfleidraad (zie 2.5) volgt dat alleen anonieme voorbeelden mogen worden genoemd. Dit blijkt ook uit paragraaf 3.2.1 van de bijlage ‘Handleiding inschrijvingen volgens Best Value’ (zie 2.6). Ten tweede is volstrekt onduidelijk hoe de Gemeente de anonimiteit heeft gewaarborgd bij de beoordeling, nu deze heeft plaatsgevonden na afloop van de interviews. De sleutelfunctionarissen van Ricoh, aan wie het interview is afgenomen, zijn immers bekend bij de Gemeente. Het is bovendien geheel onduidelijk hoe het interview meeweegt bij de beoordeling van de kwalitatieve onderdelen. Tot slot is ook de vergelijking met Xerox niet transparant. In de motivering van de Gemeente ontbreekt immers elke verwijzing naar de inschrijving van Xerox. In het geval de vordering tot herbeoordeling wordt toegewezen, is Ricoh van mening dat een nieuwe beoordelingscommissie moet worden samengesteld.
De Gemeente en Xerox hebben verweer gevoerd tegen de vorderingen van Ricoh.
Op de stellingen van partijen wordt hierna, voor zover van belang, nader ingegaan.