Rechtbank Amsterdam, 25-10-2019, ECLI:NL:RBAMS:2019:8272, C/13/671490 / KG ZA 19-912

G2.2 Kwalitatieve gunningscriteria :

G2.2.1 Adoptieplan

Achtergrond

Opdrachtgever wenst een Opdrachtnemer te contracteren die Opdrachtgever maximaal ontzorgt bij de implementatie van de dienstverlening en daarmee de continuïteit van de dienstverlening van Opdrachtgever zo goed mogelijk waarborgt.

Gevraagde informatie

Deelnemer dient daartoe een adoptieprogramma bij haar Inschrijving te voegen, conform eis 105 van het Programma van Eisen en zoals hier onder beschreven:

Opdrachtnemer dient een adoptieprogramma te verzorgen voor de nieuwe werkplekinrichting. Doel hiervan is om medewerkers op de hoogte te stellen en vertrouwd te maken met de veranderingen binnen hun werkplek, om de nieuwe mogelijkheden die de werkplek biedt inzichtelijk te maken en om in de eerste maanden van gebruik zo min mogelijk vragen van medewerkers te krijgen over werking of gebruik. Hierbij gelden de volgende aandachtspunten:

 Eerst zullend e huidige applicaties vanuit nieuwe omgeving beschikbaar worden gesteld (zoals mail, MS Word en Excel), later pas nieuwe applicaties (zoals bv. Yammer).

 Medewerkers van Opdrachtgever werken op een achttal locaties.

 Medewerkers van Opdrachtgever vallen binnen verschillende profielen (zie Bijlage E – Persona’s). Een aantal medewerkers zullen van apparatuur worden voorzien (bv laptops) die zij nu nog niet hebben.

 Medewerkers van Opdrachtgever hebben een zeer grote diversiteit in kennis van ICT en het gemak waarmee met ICT wordt gewerkt.

 In de komende jaren zullen wijzigingen in de diensten / configuratie worden doorgevoerd waarbij er mogelijk (wederom) een impact op de gebruikers is.

 Opdrachtgever wil het adoptieprogramma later met Opdrachtnemer kunnen detailleren.

In het adoptieplan is minimaal opgenomen:

A. Impact van de voorgestelde nieuwe omgeving ten opzichte van de huidige omgeving.

B. De omschrijving van activiteiten die Opdrachtnemer uitvoert ten behoeve van het adoptieprogramma, inclusief planning.

a. De te hanteren planning, bestaat uit:

b. Een grafische weergave van de projectplanning in weken waarbij de prioritering in de adoptie inzichtelijk wordt gemaakt in de verschillende fasen en waarin fasering van uitrol applicaties wordt beschreven met onderbouwing.

c. Een gespecificeerd overzicht van mijlpalen, evenals de activiteiten per mijlpaal en de onderlinge samenhang tussen de verschillende activiteiten; De verantwoordelijke per activiteit: Opdrachtnemer of Opdrachtgever en de benodigde inzet van Opdrachtgever.

C. Samenwerking met eventiele andere leveranciers via Opdrachtnemer of Opdrachtgever.

D. Hoe de ondersteuning er tijdens de looptijd van het contract uitziet, in het kader van nieuwe releases en/of applicaties.

E. Hoe de expertise van Opdrachtgever wordt meegenomen. Opdrachtgever heeft een eigen interne opleidingsafdeling die bij voorkeur mede wordt ingezet (HRO).

F. De voorgestelde sleutelfunctionaris(sen) die het adoptieprogramma uitvoeren en leiden, door het overleggen van zijn/haar/hun curriculum vitae en motivatie. Elk cv mag maximaal twee bladzijden A4 omvang hebben (enkelzijdig, lettertype Arial, lettergrootte 10).

G. Een risicoanalyse:

a. Minimaal drie risico’s die Deelnemer ziet die zich gedurende de adoptie kunnen voordoen. Deelnemer gaat uitsluitend in op de risico’s waarvan hij van mening is dat Deelnemer risico-eigenaar is;

b. Een onderbouwing van elk risico, met daarbij een inschatting van de kans dat het risico zich voordoet en de impact van dit risico (uitgedrukt in termen van hoog, midden en laag);

c. De maatregel die Deelnemer voorstelt om het risico waar Deelnemer Risico-eigenaar is te mitigeren;

d. Het restrisico dat na het doorvoeren van de voorgestelde maatregel overblijft.

Deelnemer dient de uitwerking van Gunningscriterium G2.2.1 in maximaal acht bladzijden A4 omvang (enkelzijdig, lettertype Arial, lettergrootte 10) (exclusief cv’s) toe te voegen aan de Inschrijving.

Opdrachtgever zal dit voorstel beoordelen en scoren volgens onderstaande methodiek:

 Het adoptieprogramma zal naar verwachting goed of zeer goed aan de in eis 105 genoemde doelstelling voldoen: 55 punten

 Het adoptieprogramma zal naar verwachting ruim voldoende aan de in eis 105 genoemde doelstelling voldoen: 40 punten

 Het adoptieprogramma zal naar verwachting matig, slecht, niet of nauwelijks aan de in eis 105 genoemde doelstelling voldoen: 0 punten. In dit geval wordt de Inschrijving niet verder beoordeeld en komt deze niet voor gunning in aanmerking.

Beoordelingskader G2.2.1

Bij de beoordeling wordt gelet op de volgende elementen:

 De kwaliteit van de uitwerking van de activiteiten is afhankelijk van de mate waarin Deelnemer een concrete beschrijving van de werkwijze maakt, waarbij er een realistisch tijdspad is opgesteld. De kwaliteit van de uitwerking van de planning is afhankelijk van de mate waarop de planning realistisch en volledig is. Een planning is realistisch als de uit te voeren activiteiten in logische volgorde in de tijd gepositioneerd en er voldoende tijd is om de activiteiten naar behoren uit te voeren. Hoe beter de planning aansluit bij Opdrachtgever wen hoe beter Deelnemer aannemelijk maakt dat Opdrachtgever de nieuwe systemen vanaf 1 januari 2010 probleemloos en volledig in gebruik kan nemen, hoe beter Opdrachtgever dit waardeert.

 De kwaliteit van de uitwerking van het Curriculum Vitae is afhankelijk van de mate waarin Deelnemer sleutelfunctionaris(sen) voorstelt die, gegeven de relevante kennis en kunde, werkervaring en competenties van de sleutelfunctionaris(se), een waarborg vormt voor een goede uitvoering van de adoptie. Hoe meer dit het geval is, hoe beter de Opdrachtgever dit waardeert.

 De kwaliteit van de uitwerking van de risicoanalyse is afhankelijk van de mate waarin Deelnemer een realistische analyse van de relevante adoptierisico’s maakt. Opdrachtgever beoordeelt de relevantie van de risico’s en de kwaliteit van de voorgestelde beheersmaatregel(en) en restrisico’s. Hoe relevanter de risicoanalyse en hoe beter de maatregelen zijn, hoe beter Opdrachtgever dit waardeert.

 De volledigheid van de uitwerking. Hoe vollediger de uitwerking, hoe beter de Opdrachtgever dit waardeert.

Hoe meer uit de uitwerking blijkt dat er sprake is van de genoemde elementen, hoe beter Opdrachtgever dit waardeert. Bij het Gunningscriterium dient een duidelijke en concrete beschrijving van het aangebodene te bevatten en op een deugdelijke manier te zijn onderbouwd. (...)

(...) De door Skysource B.V. behaalde scores worden als volgt onderbouwd: (...)

Ten aanzien van Gunningscriterium G2.2.1 heeft het beoordelingsteam Skysource B.V. een waardering van “ Voldoet matig, slecht, niet of nauwelijks” gegeven en daarmee 0 punten toegekend. Deze puntentoekenning leidt ertoe dat de Inschrijving niet voor gunning in aanmerking komt. (...) De waardering is gebaseerd op de volgende constateringen:

 Deelnemer beschrijft niet alle gevraagde onderdelen in het adoptieplan. Opdrachtgever mist een beschrijving van de impact (onderdeel A), de fasering van applicaties (onderdeel B) en de samenwerking met eventuele andere leveranciers (onderdeel C), waardoor Opdrachtgever de uitwerking van dit Gunningscriterium als niet volledig beoordeeld en daardoor het adoptieprogramma niet aan de gestelde doelstelling kan voldoen.

 Opdrachtgever beoordeelt de doorlooptijd van de planning niet realistisch omdat er volgens Opdrachtgever te weinig tijd is om de activiteiten uit te voeren, de planning niet concreet is uitgewerkt plus de onderlinge verdeling in tijd wordt niet duidelijk gemaakt, waardoor Opdrachtgever de volledigheid van de uitwerking niet met de maximale score beoordeelt. (...)

 De kennis, kunde, werkervaring en competenties van de voorgestelde sleutelfunctionarissen middels curriculum vitae zijn in beperkte mate beschreven, niet specifiek gericht op de Opdrachtgever en de Opdracht en vormen hierdoor volgens Opdrachtgever geen waarborg voor het goed uitvoeren van de adoptie.

 Opdrachtgever acht de beschreven risico’s in de risicoanalyse te weinig toegespitst op de adoptie en te veel op de technische componenten, waardoor de risico’s als minder relevant worden beoordeeld. (...)