Rechtbank Amsterdam, 08-08-2025, ECLI:NL:RBAMS:2025:5814, C/13/771781 / KG ZA 25-529

Op 7 april 2025 heeft VU de vier opdrachtnemers uitgenodigd om aan de minicompetitie deel te nemen. In de uitnodiging staat € 2,5 miljoen als geraamde waarde van de minicompetitie opdracht en als doelstelling van de minicompetitie:

“het selecteren en contracteren van de Opdrachtnemer met de oplossing die voor de Vrije Universiteit de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt. De opdracht bestaat uit: - 110 A3 Multifunctionals – 1 A4 Multifunctional - 91Printers - 4,46 mio afdrukken mono per jaar - 2,96 mio afdrukken kleur per jaar - Printmanagementoplossing (SAAS) – Betaaloplossing – Fleetmanagement”.

In de door VU aan – onder meer - Ricoh gestuurde ‘Offerteaanvraag minicompetitie’, gedateerd 3 april 2025, staat in par. 1.1 (Uitgangspunten) onder meer:

“(...)

In par. 2.3 zijn de doelstellingen van VU vermeld voor de minicompetitie en de contractperiode:

“1) Het realiseren van kostenbesparingen;

2) Dienstverlening die blijvend past binnen de infrastructuur van de Vrije Universiteit;

3) Het realiseren van een zo duurzaam mogelijke oplossing door:

a. De capaciteit van het machinepark af te stemmen op het werkelijke verbruik;

b. Co2 neutrale dienstverlening uit te vragen;

c. In te zetten op het informeren van de gebruiker over alternatieven (digitaal i.p.v.

printen of zwart/wit i.p.v. kleur).”

De kwaliteitscriteria GMC 2.1 en GMC 2.2 zijn in par. 4.1.2 als volgt omschreven:

“ GMC 2.1 Implementatieplan (...):

Inschrijver dient een Implementatieplan aan te leveren omtrent levering, implementatie, training en nazorg van de dienstverlening. Het Implementatieplan moet ervan uitgaan dat alle Apparatuur, Software en de bijhorende dienstverlening, door inschrijver, gebruiksklaar voor de eindgebruiker moet worden opgeleverd. Tevens moet het Implementatieplan uitgaan van een niet onderbroken proces. De zittende leverancier vult dit gunningscriterium in alsof zij moeten implementeren bij een nieuwe Deelnemer.

Het werkproces van Opdrachtgever mag niet onder druk komen te staan door de

implementatie van dienstverlening. In het door de Inschrijver te formuleren

Implementatieplan dienen minimaal de volgende aspecten aan de orde te komen:

1. Indicatie van de doorlooptijd inclusief start- en einddatum en mijlpalenplanning;

2. Beschrijving PoC-fase voor oplevering van de Apparatuur;

3. Het capaciteitsplan, met daarin een omschrijving van uw projectorganisatie

Risicoanalyse inclusief beheersmaatregelen;

4. Welke verantwoordelijkheden bij wie liggen (deelnemer/opdrachtnemer). Geef

hierbij ook aan van welke functionaris de verwachte inzet is wat betreft uren, van

zowel de Deelnemer als de Opdrachtnemer;

5. De wijze waarop de opdrachtnemer omgaat met escalaties, bijvoorbeeld bij het

plaatsvinden van een risico of uitloop van de planning, inclusief escalatiematrix;

6. Een risicoanalyse met mitigerende acties;

7. Hoe de onboarding (trainingen voor gebruikers en functioneel beheerder) er uitziet;

8. De wijze waarop opdrachtnemer kwaliteitsbewaking uitvoert.

GMC 2.2 Functioneel & Technisch ontwerp (...):

In een functioneel- en technisch ontwerp dienen de volgende onderwerpen aan de orde te komen:

1. Technische tekening van de oplossing – In deze tekening verwachten wij de

verschillende (netwerk) componenten die ter zake zijn voor de geboden oplossing,

de veronderstelde/geadviseerde netwerk segmenten en de dataverbindingen die

lopen vanaf deze componenten naar de online print omgeving.

1) De wijze waarop de oplossing koppelt met de omgeving van Opdrachtgever

(communicatielijnen); In dit schematische overzicht verwachten we ook de

procesworkflow van de oplossing terug te zien vanuit de verschillende

benaderingen/os types.

2) De (verschillende) wijzen waarop gebruikers/externen met een BYOD-device gebruik kunnen maken van de printoplossing.

3) Welke functionele beheer taken rondom de componenten zijn voorzien voor de

Opdrachtgever en hoe groot is de beheerlast?”

In de tabel staat bij GMC2.1 dat Ricoh 75 punten heeft gescoord en Canon 120 (van de maximale 150), met als motivering:

“Uw beantwoording is volledig. De beantwoording geeft de beoordelaars een compleet beeld van de voorgestelde aanpak waar ook ervaring uit spreekt, u laat zien dat uw organisatie dit vaker succesvol doet. U garandeert een uitrol welke op 1 november klaar is, u bent bereidt de PoC eerder te starten om tijdig klaar te zijn

en u plaatst boordjes bij machines die gaan verdwijnen. Dit zijn punten die als positief benoemd zijn. De beoordelaars vinden de tekst echter minder goed leesbaar, er zijn meer hoofdstukken dan onderdelen van de vraag waardoor het onduidelijk is of en waar de vraag is beantwoord. De maatregelen bij de Risico’s zijn vaag en niet concreet. Naar het oordeel van de beoordelaars heeft u de vraag inhoudelijk relevant beantwoord maar heeft u geen meerwaarde gecreëerd.

De voorlopig gegunde partij heeft ook een volledig implementatie plan ingediend waar ervaring uit spreekt. De hogere beoordeling is omdat zij in de voorbereiding op de minicompetitie al een beeld hebben gevormd van de Campus. Zij hebben een bezoek gebracht aan de campus, hebben studenten en medewerkers gesproken en hebben een aantal aandachtpunten in de dienstverlening geïdentificeerd welke zij direct in de implementatie oppakken. Verder hebben zij al in de PoC-fase een prominente rol hebben en ontzorgen zij de aanbestedende dienst maximaal. Verder besteden zij extra aandacht aan de overgang van het betaalsysteem waarbij een werkwijze is gepresenteerd die het vertrouwen wekt dat de overgang

minimaal impact zal hebben voor de studenten.”

In de tabel staat bij GMC2.2 dat Ricoh 90 punten heeft gescoord en Canon 180 (van de maximale 180), met als motivering:

“Het functioneel en technisch ontwerp was inhoudelijke volledig en compleet. De omgeving lijkt sterk op de huidige inrichting echter wordt volledig beheerd door uw organisatie. De oplossing is concreet, effectief en laagdrempelig, maar mist vernieuwing en de technische details zijn beperkt zo ook de onderbouwing van

effectiviteit en toetsbaarheid.

De voorlopig gegunde partij heeft ook een inhoudelijk en volledig functioneel & technisch ontwerp ingediend. De technische uitwerking is zeer gedetailleerd en omvat onder andere: VPN-structuur, serverarchitectuur, BYOD-ondersteuning, gebruikersauthenticatie, foutcorrectie, en een kennisbank. De oplossing is concreet, effectief en sluit volledig aan op de doelstellingen van de opdrachtgever. De beheerlast is aantoonbaar laag en de oplossing is toetsbaar en bewezen in de praktijk.”