Rechtbank Den Haag, 23-01-2024, ECLI:NL:RBDHA:2024:805, C/09/657869 / KG ZA 23-1042
Rechtbank Den Haag, 23-01-2024, ECLI:NL:RBDHA:2024:805, C/09/657869 / KG ZA 23-1042
Gegevens
- Instantie
- Rechtbank Den Haag
- Datum uitspraak
- 23 januari 2024
- Datum publicatie
- 30 januari 2024
- ECLI
- ECLI:NL:RBDHA:2024:805
- Zaaknummer
- C/09/657869 / KG ZA 23-1042
Inhoudsindicatie
Kort geding. Aanbesteding. Eiseres heeft niet aangetoond dat haar inschrijving voldoet aan de gestelde eisen. Geen ruimte voor het bieden van een herstelmogelijkheid. Inschrijving terecht terzijde gelegd.
Uitspraak
Team handel - voorzieningenrechter
zaak- / rolnummer: C/09/657869 / KG ZA 23-1042
Vonnis in kort geding van 23 januari 2024
in de zaak van
FIOCCHI MUNIZIONI S.P.A. te Lecco, Italië,
eiseres,
advocaat mr. J.F. van Nouhuys te Rotterdam,
tegen:
DE STAAT DER NEDERLANDEN (MINISTERIE VAN DEFENSIE) te Den Haag,
gedaagde,
advocaat mr. J.H.C.A. Muller te Den Haag.
Partijen worden hierna respectievelijk aangeduid als ‘Fiocchi’ en ‘Defensie’.
1 De procedure
Het verloop van de procedure blijkt uit:
- de dagvaarding van 6 december 2023 van Fiocchi;
- de brief van mr. Van Nouhuys van 4 januari 2024, met akte houdende overlegging producties 1 tot en met 20 zijdens Fiocchi;
- de conclusie van antwoord van Defensie;
- de brief van mr. Van Nouhuys van 8 januari 2024, met akte houdende overlegging aanvullende productie 21 zijdens Fiocchi.
Op 9 januari 2024 is de mondelinge behandeling gehouden. Tijdens de mondelinge behandeling zijn door beide partijen pleitnotities voorgedragen en overgelegd. De datum voor het wijzen van vonnis is bepaald op vandaag.
2 De feiten
Op grond van de stukken en op grond van wat er tijdens de zitting is besproken gaat de voorzieningenrechter in dit kort geding van de volgende feiten uit.
Defensie heeft een Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure georganiseerd voor de inkoop van ‘klein kaliber munitie’. Op de aanbestedingsprocedure is de Aanbestedingswet op Defensie- en Veiligheidsgebied (hierna: ADV) van toepassing. De opdracht is verdeeld in twee percelen. Dit kort geding gaat uitsluitend over Perceel 1: “Cartridge 9 mm Ball” (hierna: de opdracht). De opdracht ziet op de levering van 9 millimeter patronen.
De opdracht is nader omschreven in de ‘Selection Guide’, de ‘Award Guide’, het ‘Program of Requirements’ (hierna: POR) en het daarvan deel uitmakende ‘Generic Safety and Suitability for Service (S3) Program Small Caliber Munitions’ (hierna: GS3P-01 document) en de Nota van Inlichtingen.
Uit paragraaf 4, aanhef en onder 4.1 van de Award Guide en paragraaf 1.2 van het POR volgt dat de door de inschrijver aangeboden munitie moet voldoen aan de eisen in het POR:
“4. AWARD STAGE
This chapter describes the criteria and method to be used in the evaluation of the Tenders. A direct knock-out of a Tender is a result of a Tenderer’s failure to meet the requirements (so called non-compliancy).
4.1Knock-out Requirements
The knock-out requirements relate to the content of the Tender are specified below under K1 through K2:
Kl: The article does meet the requirements in the Program of Requirements (POR 04-6098_v3.2 and 16-10183- v3.1).
K2: The delivery time is shorter than 12 months.”
en
“ 1.2 Requirements
This document contains requirements, the article shall comply with all the requirements within this document.”
Indien de inschrijving niet voldoet aan de eisen van het POR, dan wordt deze terzijde gelegd, zo valt te lezen in paragraaf 4.3 van de Award Guide:
4.3Evaluation
The evaluation of your Tender will take place in three (3) different stages.
(...)
The second stage concerns the formal (knock-out) requirements for award, which are set out in para. 4.1. If your Tender does not meet these or the other requirements specified in 4.1, it will be set aside.
(...)”
Paragraaf 1.4.2 van de Award Guide schrijft verder voor dat de inschrijvers een zogenoemde ‘compliancy declaration’ en documentatie moeten aanleveren om aan te tonen dat zij voldoen aan de functionele en technische eisen in het POR. De inschrijvers moeten daartoe de ‘compliancy declarations’ in het format van Annex 2A en Annex 2B bij de Award Guide met vereiste documentatie en een ‘tender form’ in het format van Annex 3 bij de Award Guide aanleveren. De inschrijver moet per eis verklaren op welke wijze de door hem aangeboden artikelen aan de eisen van het POR voldoen. Paragraaf 1.4.2 van de Award Guide bepaalt daarover het volgende:
“ 1.4.2 Functional and/ or Technical Specifications
The functional and/or technical requirements for performance of the Agreement are described in the Programme of Requirements (Annex 1A) to this Award Guide. The Tenderer has to submit with his Tender a compliancy declaration for the requirements of the Program Of Requirements (POR) of goods and documentation.
The compliancy declarations in the format of Annex 2A and 2B - Compliancy Declarations, the required documents and Annex 3 - Tender form shall be issued by Tenderer. For each requirement of the POR the Tenderer has to state in which way the articles meet the requirements. The statement "Compliant" without further explanation will not be considered sufficient. A reference has to be made in which the detailed information proofing the compliancy can be found.
If requirements within the compliancy declarations do not match the requirements in the POR, than the requirements in the POR shall prevail.
The Tenderer must ensure that no misunderstanding can arise about the offer in relation
to the price offered.”
De door de inschrijvers in te vullen ‘compliancy matrix’ (Annex 2A) betreft een tabel waarin de eisen uit het POR afzonderlijk staan vermeld met daarop een korte toelichting per eis. In de kolommen daarachter is per afzonderlijke eis ruimte geboden voor de inschrijver om de gevraagde informatie te verschaffen:
|
(...) |
Type |
Compliancy |
Response supplier |
Reference proposal |
Verification type |
Verified at |
Short description of method |
|
Folder |
Sub folder |
Document number / Detailed response |
|||||
|
(...) |
Bij de tabel is de volgende legenda opgenomen:
|
LEGEND |
|||
|
Type |
The type of Requirement/ Wish or Information |
Requirement [R] |
Mandatory requirement |
|
Wish [W] |
Is desired by DMO/DMunB |
||
|
Information [I] |
For information only |
||
|
Compliancy |
Compliancy declaration by Industry |
Compliant [C] |
The article is compliant in full with the requirement |
|
Not Compliant [NC] |
The article is not compliant with the requirement |
||
|
Partly Compliant [PC] |
The article is partly compliant with the requirement. for that Industry shall include an explanation in the respons |
||
|
Industry respons |
Industry shall include a respons to the requirement |
||
|
Reference Proposal |
Industry shall note where in the proposal the requirement is discussed |
||
|
Verification type |
Type of Proof |
CA |
Calculation/Analysis. Analysis or calculation based on technical or mathematical models or simulations, diagrams or other scientific principles and procedures. |
|
FT |
Functional Test. Test of properties including functional operation involving established scientific principles. |
||
|
IE |
Inspection. Examination and inspection of the Product or a descriptive document during manufacturing or review process. |
||
|
QT |
Qualification Test. Demonstration of items through actual operation to provide evidence that the designed functions was accomplished under specific scenarios. |
||
|
Verified at |
Explanation under which condition the requirement is verified and when it is verified |
FAT |
Factory Acceptance Test |
|
AFT |
Army Field Test |
||
|
Short description of proof method |
Industry shall define/explain the the method of proof |
Na het sluiten van de overeenkomst wordt de ingekochte munitie ‘type geclassificeerd’ overeenkomstig de Nederlandse regelgeving. Deze type classificering wordt uitgevoerd door het Knowledge Center Weapon Systems & Ammunition (hierna: KCW&M) van Defensie. Om deze type classificering uit te kunnen voeren, wordt aan de hand van het (generieke) GSP3-01 document een testprogramma gemaakt, gebaseerd op de informatie die de aanbestedende dienst (Defensie) heeft verkregen uit de door de inschrijver aangeleverde informatie. Dit een en ander staat omschreven in paragraaf 1.3 van de Award Guide en de samenvatting op pagina 2 van het GSP3-01 document.
In de Nota van Inlichtingen zijn, voor zover in deze zaak relevant, de volgende twee (door Fiocchi gestelde) vragen en antwoorden opgenomen:
“23. (...)
Vraag : We will be proposing a new 9x19 mm design for which we are starting the NATO qualification process.
We would like to know if it is acceptable to submit the GS3P-01 test report after the award phase?
Antwoord (...):
Dear Tenderer,
It is at is acceptable to submit the GS3P-01 testreport a.s.a.p. after the awardfase, (...)”
en
“9. (...)
Vraag : (...) We were not expecting the requirement for the lead free primer and fully incapsulated bullet as no specifications nor requirements were provided during the prequalification phase.
Currently our standard Nato 9mm ball features a non-encapsulated bullet as well as no mercuric, no corrosive, no erosive primer.
We have a fully encapsulated bullet available and we are eager to use this bullet on our NATO ball 9MM, but it will take time to get this new configuration NATO homologated by NATO ERTC Test centre in Pendine, UK.
Is it allowed to offer the new configuration, which is fully compliant to NATO specification, and request for the NATO homologation after the award fase?
Antwoord (...):
Yes, it is allowed to obtain NATO qualification after the award fase.
(...)”
Fiocchi heeft tijdig een inschrijving ingediend voor de opdracht. In de door haar ingediende inschrijving heeft zij in Tender form (Annex 3) verklaard zij voldoet aan de knock out-criteria, waaronder de eis dat het aangeboden artikel voldoet aan de eisen van het POR.
Verder heeft Fiocchi in de door haar ingediende ‘compliance matrix’ (Annex 2A bij de Award Guide) bij de eisen 2.1, 2.2, 2.3, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2 en 3.2.3 ingevuld dat haar product “partly compliant” is. Ter toelichting op deze eisen heeft Fiocchi onderstaande verklaring bijgevoegd:
“(...) With the present Fiocchi Munizioni S.p.A.
DECLARES
that we have taken the necessary actions to be able to assess the cartridge’s adherence to the requirements of the NATO AAS3P standard you tailored in your GS3P-01 document.
We expect to conclude the evaluation process and have the results by the first half of 2024. (...)”
Ook ten aanzien van eisen 3.5.2.2 en 3.5.2.1 heeft Fiocchi in de ‘compliance matrix’ ingevuld dat haar product “partly compliant” is. Ter toelichting heeft zij in dat verband onderstaande verklaring toegevoegd:
“(...) With the present Fiocchi Munizioni S.p.A.
DECLARES
that we have taken the necessary actions to be able to obtain the NATO QA, according to volume 2 of NATO standards AEP-97.
We expect to conclude the evaluation process and have the results by the second half of 2024. (...)”
Bij brief van 15 november 2023 heeft Defensie Fiocchi bericht dat de inschrijving van Fiocchi niet voldoet aan het programma van eisen zoals vastgelegd in de Award Guide. Op diezelfde dag heeft Fiocchi verzocht om een toelichting op deze beslissing van Defensie, waarop Defensie als volgt heeft gereageerd:
“(...)
In the compliance matrix of the Program of Requirements Fiocchi declares, with reference to the S3 compliant statement, that the article is partly compliant for the requirements 2.1, 2.2, 2.3, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2, 3.2.3, 3.5.2.2., 3.5.3.1.
In this document was stated: ‘that we have taken the necessary actions to be able to assess the cartridge’s adherence to the requirements of the NATO AAS3P standard you tailored in your GS3P-01 document. We expect to conclude the evaluation process and have the results by the first half of 2024.’
Based on the abovementioned Fiocchi is not compliant. (...)”
In reactie op dit bericht van Defensie heeft Fiocchi op 15 november 2023 de volgende e-mail aan Defensie gestuurd:
“(...) However, we did ask the following question and get the following reply:
Vraag: We will be proposing a new 9x9 mm design for which we are starting the NATO qualification process. We would like to know if it is acceptable to submit the GS3P-01 test report after the award phase?
Antwoord (...):
Dear Tenderer:
It is acceptable to submit the GS3P-01 testreport a.s.a.p. after the awardfase,
(...)
While we have been given an okay for the GS3P-01 to be arranged after the award fase, our answer regarding the evaluation process should not be declared non-compliant. At the moment we are in the process of testing the ammo via TNO.
So this disqualification should not applicable (...)”
Bij e-mail van 16 november 2023 heeft Defensie daarop als volgt gereageerd:
“(...)
It is allowed to submit the complete GS3P-01 test report after the award phase. The GS3P-01 test report is used as final proof of compliance with (some) requirements and is part of the Type Classification.
However, the tenderer shall state compliant to all requirements, at the moment the article is
offered in the RFQ, and this compliancy shall be substantiated with evidence. Partly compliant to requirements is not allowed. During the RFQ a GS3P-01 test report can be submitted as substantiation, but other types of substantiation are also accepted. Tenderer substantiated many requirements with the statement: 'that we have taken the necessary actions to be able to assess the cartridge's adherence to the requirements of the NATO AAS3P standard you tailored in your GS3P-01 document. We expect to conclude the evaluation process and have the results by the first half of 2024.' This substantiation is not sufficient and combined with 'partly compliant' statements to several requirements are resulting into a disqualification.
(...)”
Op 6 december 2023 heeft Fiocchi Defensie in kort geding gedagvaard.
3 Het geschil
Fiocchi vordert – zakelijk weergegeven – bij vonnis, voor zover mogelijk uitvoerbaar bij voorraad:
primair
I. Defensie te gebieden om alle gunningsbeslissingen (voor wat betreft het perceel “cartridge 9 mm ball”) in te trekken;
II. Defensie te gebieden om de inschrijving van Fiocchi alsnog inhoudelijk te laten beoordelen door de beoordelingscommissie;
subsidiair
III. Defensie te verbieden om (voor wat betreft het perceel “cartridge 9 mm ball”) tot gunning over te gaan;
IV. Defensie te gebieden om de raamovereenkomst voor de levering van “cartridge 9 mm ball” opnieuw aan te besteden, voor zover Defensie deze raamovereenkomst nog wenst te gunnen;
primair en subsidiair
V. Defensie te veroordelen in de kosten van deze procedure, een tegemoetkoming in de door Fiocchi gemaakte kosten van juridische bijstand en de nakosten daaronder begrepen, met de aantekening dat als niet binnen twee weken na wijzing van het vonnis aan de proceskostenveroordeling is voldaan daarover de wettelijke rente is verschuldigd.
Daartoe voert Fiocchi – samengevat – het volgende aan. Defensie heeft de inschrijving van Fiocchi ten onrechte ongeldig verklaard en Defensie handelt daarmee onrechtmatig jegens Fiocchi. De inschrijving van Fiocchi voldoet aan alle eisen van het POR en dat heeft zij ook adequaat onderbouwd. De terzijdelegging is in strijd met de vooraf door Defensie bekend gemaakte voorschriften in de aanbestedingsstukken en aldus met het kader waarvan een normaal oplettende en redelijk geïnformeerde inschrijver mocht uitgaan.
Indien het voor Defensie niet duidelijk was of Fiocchi aan de eisen voldeed, had zij daaromtrent verduidelijkingsvragen moeten stellen conform artikel 4.3 van de Award Guide.
Defensie voert verweer, dat hierna, voor zover nodig, zal worden besproken.