Rechtbank Den Haag, 21-10-2025, ECLI:NL:RBDHA:2025:19279, C/09/690862/ KG ZA 25-863
Rechtbank Den Haag, 21-10-2025, ECLI:NL:RBDHA:2025:19279, C/09/690862/ KG ZA 25-863
Gegevens
- Instantie
- Rechtbank Den Haag
- Datum uitspraak
- 21 oktober 2025
- Datum publicatie
- 28 oktober 2025
- ECLI
- ECLI:NL:RBDHA:2025:19279
- Zaaknummer
- C/09/690862/ KG ZA 25-863
Inhoudsindicatie
Kort geding. Aanbesteding. Uitsluiting inschrijver van verdere deelname in verband met ontbreken van een bijlage. Geen herstelmogelijkheid. Manova-arrest.
Uitspraak
Team handel - voorzieningenrechter
zaak- / rolnummer: C/09/690862 / KG ZA 25-863
Vonnis in kort geding van 21 oktober 2025
in de zaak van
Ecolog Deutschland GmbH te Düsseldorf, Duitsland,
eiseres,
advocaten mrs. M.E. Berends-de Weerd en M. Strijker te Zeist,
tegen:
Centraal Orgaan opvang asielzoekers te Den Haag,
gedaagde,
advocaat mr. D. Wolters-Rückert te Den Haag,
waarin is tussengekomen:
Umami Catering N.V. te Genk, België,
advocaat mr. M.C.G. Nijssen te Heerlen.
Partijen worden hierna respectievelijk aangeduid als ‘Ecolog’, ‘het COA’ en ‘Umami’.
1 De procedure
Het verloop van de procedure blijkt uit:
- de dagvaarding van 3 september 2025 met producties 1 tot en met 6;
- de akte houdende een vermeerdering van eis;
- de incidentele conclusie tot tussenkomst althans tot voeging;
- de door het COA overgelegde conclusie van antwoord met producties 1 tot en met 4;
- de op 7 oktober 2025 gehouden mondelinge behandeling, waarbij door Ecolog en Umami pleitnotities zijn overgelegd.
Tijdens de zitting is vonnis bepaald op vandaag.
2 Het incident tot tussenkomst althans voeging
Umami heeft gevorderd te mogen tussenkomen in de procedure tussen Ecolog en het COA dan wel zich te mogen voegen aan de zijde van het COA. Ter zitting hebben Ecolog en het COA verklaard (in beginsel) geen bezwaar te hebben tegen de tussenkomst dan wel voeging. Umami is vervolgens toegelaten als tussenkomende partij, aangezien zij aannemelijk heeft gemaakt dat zij daarbij voldoende belang heeft. Voorts is niet gebleken dat de tussenkomst aan een voortvarende afdoening van dit kort geding in de weg staat. Hierdoor ontstaat er ook geen strijd met de goede procesorde in het algemeen.
Ecolog heeft zich ter zitting wel verzet tegen de door Umami ingediende vorderingen, meer in het bijzonder de gevorderde kostenveroordeling. Daarop zal hierna nog worden ingegaan.
3 De feiten
Op grond van de stukken en het verhandelde ter zitting wordt in dit geding van het volgende uitgegaan.
Het COA heeft in het voorjaar van 2025 een Europese openbare aanbesteding genaamd ‘Contractcatering Raamovereenkomst’ georganiseerd (hierna: de aanbesteding).
De aanbesteding heeft als doel het sluiten van een raamovereenkomst met één opdrachtnemer, die – kort gezegd – de catering op locaties van het COA kan verzorgen, waarbij de opdrachtnemer vijf dagen in de week maaltijden en maaltijdcomponenten levert en zeven dagen per week maaltijden en maaltijdcomponenten distribueert (hierna: de Opdracht).
De looptijd van de raamovereenkomst is drie jaar met de mogelijkheid van verlenging van één jaar. De maximale contractwaarde van de Opdracht is € 140.000.000 exclusief btw.
Het gunningscriterium is de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Ten behoeve van de aanbesteding is op 17 februari 2025 het ‘Beschrijvend document Europese openbare aanbesteding Contractcatering Raamovereenkomst’ (hierna: het Beschrijvend document) opgesteld. Het Beschrijvend document is naar aanleiding van de tweede Nota van Inlichtingen aangepast en op 14 april 2025 met wijzigingen gepubliceerd.
In het Beschrijvend document is, voor zover hier van belang, het volgende vermeld:
“2.7 Uitgangspunten voor het indienen van een Inschrijving
Een Inschrijving die niet aan een van onderstaande uitgangspunten voldoet, wordt door Aanbestedende dienst terzijde gelegd. Deze uitgangspunten zijn:
a) Alleen digitale Inschrijvingen via het Aanbestedingsplatform worden in behandeling genomen. Dit houdt in dat de beantwoording van alle vragen, en het indienen van alle in te dienen documenten en verklaringen via het Aanbestedingsplatform dient te geschieden;
b) Met het indienen van een Inschrijving stemt Inschrijver onverkort in met de bepalingen, voorwaarden en procedure, zoals beschreven in de Aanbestedingsdocumenten;
c) De Inschrijving behelst volledige beantwoording van alle gevraagde in te dienen informatie (behalve de beantwoording van de informatie die in het kader van de Subgunningscriteria wordt gevraagd), documenten en bijlagen conform Bijlage A - Checklist Inschrijving;
d) (...);
e) (...);
f) (...);
g) (...);
h) De Inschrijving dient alle in te dienen informatie/documenten/bijlagen te bevatten. Het risico op ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij Inschrijver;
(...)
Geschiktheidseisen
Geschiktheidseisen zien toe op de:
- Beroepsbevoegdheid van Inschrijver;
- Financiële en economische draagkracht van Inschrijver;
- Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van Inschrijver.
De Inschrijver dient te voldoen aan alle Geschiktheidseisen die in de volgende paragrafen zijn opgenomen. Het niet voldoen aan één of meer van de Geschiktheidseisen leidt ertoe dat desbetreffende Inschrijver wordt uitgesloten van verdere deelname aan de Aanbestedingsprocedure.
Door het aanvinken van ‘Ja’ in onderdeel α in hoofdstuk vier (IV) van het UEA (“Algemene aanwijzing voor alle selectiecriteria”) verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet aan de Geschiktheidseisen die in de onderhavige aanbesteding van toepassing zijn.”
In paragraaf 3.4 van het Beschrijvend document zijn de geschiktheidseisen opgenomen, waaronder Geschiktheidseis 3 ten aanzien van de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van de Inschrijver. In het kader daarvan wordt van de Inschrijver het volgende verwacht:
“3.4.3 Geschiktheidseisen inzake technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid
Geschiktheidseis 3: Kerncompetenties inzake technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid
Aanbestedende dienst acht het van belang dat Inschrijver over de juiste kerncompetenties beschikt om de Opdracht op goede wijze uit te voeren. Inschrijver dient om deze reden aantoonbaar te maken dat Inschrijver over de gevraagde onderstaande kerncompetenties beschikt door middel van het overleggen van minimaal één referentieopdracht. Dit kunnen meer referenten zijn die gezamenlijk aantonen dat Inschrijver voldoet aan de gevraagde kerncompetentie. Inschrijver dient hiervoor per referentie Bijlage E – Standaardformulier Referentieopdrachten te gebruiken.
Kerncompetentie 1: Levering drie maaltijdsoorten
Inschrijver dient een referentieopdracht te overleggen waaruit duidelijk blijkt dat Inschrijver ervaring heeft met het leveren van drie verschillende soorten maaltijden (twee Broodmaaltijden en een warme maaltijd) voor minimaal vijf dagen in de week ten behoeve van tezamen minimaal 1.000 gebruikers. De levering van drie maaltijden dient gedurende minimaal één jaar te hebben plaatsgevonden.
Kerncompetentie 2: Distributie
Inschrijver dient een referentieopdracht te overleggen waaruit duidelijk blijkt dat Inschrijver ervaring heeft met het vijf dagen in de week Distribueren (uitserveren/uitdelen) van drie verschillende soorten maaltijden (twee Broodmaaltijden en een warme maaltijd) op minimaal één locatie ten behoeve van minimaal 500 gebruikers. De Distributie van drie maaltijden dient gedurende minimaal één maand te hebben plaatsgevonden.
(...)
”
Als bijlage A bij het Beschrijvend document is een Checklist Inschrijving gevoegd. Met betrekking tot Geschiktheidseis 3 is daarin het volgende vermeld:
“Geschiktheidseis 3 Kerncompetenties Bijlage E – Standaardformulier Referentieopdrachten
Inschrijver voegt een volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Bijlage E – Standaardformulier Referentieopdrachten in voor kerncompetentie 1 en 2, behorende bij Geschiktheidseis 3.”
De deadline voor het indienen van een inschrijving was 27 mei 2025, 10.00 uur. Op 27 mei 2025 om 11.00 uur zou de digitale kluis met inschrijvingen worden geopend.
Ecolog heeft op 26 mei 2025 een inschrijving ingediend via TenderNed.
Op 5 augustus 2025 heeft het COA een voorlopige gunningsbeslissing genomen, waarin het voornemen is geuit om met Umami een raamovereenkomst te sluiten (hierna: de voorlopige gunningsbeslissing).
Bij brief van 5 augustus 2025 heeft het COA aan Ecolog medegedeeld dat haar inschrijving als ongeldig terzijde wordt gelegd. Als reden daarvoor heeft het COA gegeven dat Ecolog geen referentieopdrachten heeft ingediend en dat een ingevuld Bijlage E-Standaardformulier Referentieopdrachten bij de inschrijving van Ecolog ontbrak.
Als reactie op voornoemde brief heeft Ecolog bij brief van 7 augustus 2025 aan het COA onder meer geschreven dat zij ervan overtuigd is dat alle vereiste documenten, inclusief de referentiecontracten correct en volledig zijn geüpload als onderdeel van de inschrijving en dat aan alle registratievoorwaarden is voldaan in overeenstemming met de eisen van het COA. In haar brief heeft Ecolog haar interne procedure die is gevolgd bij de inschrijving op de aanbesteding uitgebreid uiteengezet. Ecolog heeft kenbaar gemaakt dat zij in de gelegenheid wenst te worden gesteld om de referentiecontracten in te dienen. Verder heeft zij het COA verzocht om de beslissing waarin de inschrijving van Ecolog ongeldig wordt verklaard te heroverwegen. In de brief heeft Ecolog de volgende schermafbeelding ingevoegd:
Op 12 augustus 2025 heeft het COA Ecolog bericht dat het COA de beslissing om de inschrijving van Ecolog terzijde te leggen niet zal heroverwegen.
Ecolog is daarna dit kort geding gestart.
Ecolog heeft in deze procedure schriftelijke verklaringen overgelegd van drie medewerkers (waarvan twee ingehuurd), die de inschrijving namens Ecolog hebben ingediend. Die schriftelijke verklaringen luiden als volgt:
Verklaring van 31 augustus 2025
“Mijn naam is [naam 1] , adviseur bij ‘lloff facilitaire horecaspecialsten’ en ingehuurd door Ecolog voor de aanbesteding van COA.
[naam 2] (Ecolog), [naam 3] (lloff facilitaire horecaspecialisten) en ikzelf zaten op 26 mei in een online vergadering. De planning was het uploaden van deze aanbesteding.
Er waren geen andere onderwerpen in die vergadering.
Ik heb een fysieke afdruk gemaakt van de checklist (zoals ik altijd doe bij het uploaden van een aanbesteding op Tenderned) zoals verstrekt door COA om er zeker van te zijn dat we geen enkel document over het hoofd zouden zien.
We volgden de volgorde zoals gepubliceerd op Tenderned. Na het uploaden van elk document vinkte ik het document af op de checklist.
[naam 2] was bezig met het uploaden van de documenten (hij deelde zijn scherm zodat we konden zien wat hij deed), aangezien hij toegang heeft tot de Ecolog-omgeving op Tenderned. ( [naam 3] en ik uiteraard niet).
[naam 2] had alle documenten in een aparte map op zijn computer staan van waaruit ze werden geüpload. Dit was ook voor ons zichtbaar. We konden zien dat alle vereiste documenten erin stonden.
Nadat we alle documenten hadden geüpload en voordat we op verzenden drukten, hebben we alle drie de lijst en alle geüploade documenten doorgenomen. We hebben aan elkaar bevestigd dat alles aanwezig was en dat we verder konden gaan.
Zoals eerder vermeld, hanteren we normaal gesproken het vier-ogenprincipe, maar in dit specifieke geval, omdat er een enorme werklast was bij het opstellen van deze aanbesteding, hanteerden we het zes- ogenprincipe.”
Verklaringen van 1 september 2025
“Ik, [naam 2] (...) verklaar hierbij het volgende met betrekking tot de indiening van de offerte van Ecolog voor de raamovereenkomst voor contractcatering — Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) via het platform TenderNed:
Het uploaden van de aanbestedingsdocumenten en bijbehorende referenties vond plaats op 26 mei 2025 om 17:24 uur.
De indiening vond plaats in ons kantoor in Düsseldorf in aanwezigheid van [naam 3] en [naam 1] .
Het proces werd uitgevoerd via het officiële onlineplatform TenderNed, in overeenstemming met de geldende aanbestedingsprocedures.
De samenwerking en controle van het indieningsproces werden door mij en in samenwerking met [naam 3] en [naam 1] gewaarborgd door de door de klant verstrekte checklist systematisch door te nemen en te controleren of alle vereiste documenten naar behoren waren opgesteld en ingediend.
Met deze verklaring bevestig ik dat het uploaden van de vereiste documenten en referenties voor de Contract Catering Framework Agreement — COA via TenderNed naar behoren is voltooid en correct is uitgevoerd.”
en
“Onderstaand mijn verklaring over het uploaden van de aanbestedingsstukken.
Mijn naam is [naam 3] , Partner consultant facilitaire horeca bij lloff- facilitaire horecaspecialsten. Ecolog Deutschland GmbH heeft lloff gevraagd de aanbesteding van cateringdiensten van COA te begeleiden.
[naam 2] (Ecolog), [naam 1] (lloff facilitaire horecaspecialisten) en ik hebben het hele proces van deze aanbesteding doorlopen. We hebben veel tijd en aandacht gestoken in het schrijven van de stukken, verzamelen van informatie en het bedenken van het juiste dienstverleningsconcept en de manier waarop we dit willen implementeren na gunning. In een eerdere aanbesteding die we gezamenlijk hebben gedaan hebben we een manier van werken ontwikkelt die een aantal controlemechanismen in zich heeft.
In de fase van conceptontwikkeling en schrijven van de teksten en het verzamelen van alle informatie helpt dit ons het proces goed te laten verlopen.
[naam 2] is verantwoordelijk voor het aanleveren van alle bewijsstukken en het beheer daarvan. Dit omdat hij bij alle documenten en folders van Ecolog kan en wij als externen dat niet kunnen. Wij zijn met name op de inhoud als specialisten van de Nederlandse cateringmarkt betrokken om het concept zo te maken dat het aansluit bij de wensen en eisen van de partij die de aanbesteding heeft uitgeschreven, in dit geval COA.
Daarnaast zijn wij aan het einde van het proces, bij het uploaden van de documenten, met elkaar verantwoordelijk voor het uploaden van alle benodigde documenten.
Om er zeker van te zijn dat dit op de juiste wijze gebeurt hanteren we daarbij het zes ogen principe, dus met drie personen. Normaal is in onze ogen een vier ogen principe voldoende, echter door het belang en de omvang van de aanbestedingen waar we met Ecolog op inschrijven doen we vanaf het begin van de samenwerking het met zijn drieën.
Op 26 mei hadden wij een teams vergadering, zoals we eigenlijk altijd doen. De planning was het uploaden van alle documenten voor de aanbesteding van de catering voor COA. Er waren geen andere onderwerpen in die vergadering.
De rolverdeling in de call was dat [naam 2] de documenten uploadde in Tenderned (hij is de account beheerder namens Ecolog, lloff kan dit niet doen), met gedeeld scherm in Teams. [naam 1] streepte op een uitdraai van de lijst met documenten de files af die waren geüpload, ik was er bij ter controle. We hebben de volgorde van files aangehouden zoals in de publicaie op Tenderned. In een aparte map op zijn computer had [naam 2] de documenten staan die moesten worden geüpload. Deze map was voor iedereen zichtbaar tijdens de call en het was duidelijk dat alle documenten die we nodig hadden aanwezig waren, ook omdat we in de weken voorafgaand al in deze map hadden gewerkt.
Nadat we alle documenten hadden geüpload en voordat we op verzenden drukten, hebben we alle drie de lijst en alle geüploade documenten doorgenomen en nogmaals bij elkaar gecheckt of alles wat we aan moesten leveren was geüpload. Hierna heeft [naam 2] in overeenstemming op verzenden gedrukt.”