Rechtbank Den Haag, 22-05-2025, ECLI:NL:RBDHA:2025:9324, C/09/682341 KG ZA 242

Het COA heeft de Europese openbare aanbestedingsprocedure “Management Adviesdiensten Vastgoed en Facilitair" georganiseerd. Het doel van deze aanbesteding is om met vier partijen een raamovereenkomst te sluiten voor het uitvoeren van resultaatgerichte opdrachten ten behoeve van de afdeling Vastgoed en Facilitair van het COA. De opdracht wordt gegund aan de vier inschrijvers met de economisch meest voordelige inschrijvingen op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. De te sluiten raamovereenkomsten hebben een initiële looptijd van vier jaar met twee keer een optie op verlenging met maximaal twaalf maanden.

In het ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure door het COA opgestelde Beschrijvend Document is in paragraaf 4.1.1 onderstaande tabel opgenomen met daarin de subgunningscriteria, het maximaal te behalen aantal punten per (sub)gunningscriterium, de weging van de te onderscheiden (sub)gunningscriteria en de maximaal te behalen totaalscores:

In paragraaf 4.1.2.2 van het Beschrijvend Document is beschreven op welke wijze de beoordeling van het gunningscriterium Kwaliteit plaatsvindt. Deze beoordeling wordt uitgevoerd door beoordelaars die uit hoofde van hun functie beschikken over de benodigde materiedeskundigheid. Ieder lid van de beoordelingscommissie beoordeelt de te onderscheiden subgunningscriteria individueel en kent per subgunningscriterium individueel een score toe. Na de individuele beoordeling vindt een plenaire sessie met alle beoordelaars plaats, waarin de scoreresultaten worden geëvalueerd. De uiteindelijke score per subgunningscriterium vindt plaats volgens het consensusmodel, waarbij de beoordelingscommissie met één stem spreekt en per subgunningscriterium tot één gezamenlijk unaniem beoordelingscijfer komt.

In paragraaf 2.12 van het Beschrijvend Document valt te lezen dat een inschrijver die zijn inschrijving en de aanbestedingsprocedure wil evalueren, hiervoor een afspraak kan maken met het COA.

In de Nota van Inlichtingen van 27 juni 2024 heeft het COA onderstaande vraag over de samenstelling van de beoordelingscommissie als volgt beantwoord:

RYSE heeft net als onder meer Arcadis Nederland B.V. (hierna: ‘Arcadis’) tijdig op de aanbesteding ingeschreven. Op 3 oktober 2024 heeft het COA aan RYSE bericht dat er negen geldige inschrijvingen zijn ingediend, dat de inschrijving van RYSE op de eerste plaats is geëindigd en dat RYSE voor gunning van een raamovereenkomst in aanmerking komt. Daarbij heeft het COA onderstaande scoretabel verstrekt:

Arcadis is in de rangschikking van 3 oktober 2024 op een vijfde plaats geëindigd. Zij heeft het COA naar aanleiding van de voorlopige gunningsbeslissing verzocht om een evaluatiegesprek als bedoeld in paragraaf 2.12 van het Beschrijvend Document. Dit gesprek heeft plaatsgevonden op 21 oktober 2024. Het COA heeft in verband met dit gesprek de Alcateltermijn, die op 24 oktober 2024 zou aflopen, met één week verlengd. Tijdens het evaluatiegesprek heeft het COA de namen en functies van de leden van de beoordelingscommissie met Arcadis gedeeld. Arcadis heeft het COA op 31 oktober 2024 in kort geding gedagvaard. Arcadis vorderde in die procedure – kort gezegd – een herbeoordeling van alle inschrijvingen door een nieuwe beoordelingscommissie, waarvan de samenstelling in overeenstemming is met het Beschrijvend Document.

Op 26 november 2024 heeft het COA aan de inschrijvers bericht dat hij de voorlopige gunningsbeslissing van 3 oktober 2024 intrekt en dat hij zal overgaan tot een herbeoordeling van alle inschrijvingen door een nieuwe beoordelingscommissie. Het COA heeft die beslissing op 5 december 2024 onder meer als volgt gemotiveerd:

Op 7 maart 2025 heeft het COA aan RYSE bericht dat haar inschrijving in het kader van de uitgevoerde herbeoordeling op een zesde plaats is geëindigd en dat zij om die reden niet voor gunning van een raamovereenkomst in aanmerking komt. Daarbij heeft het COA onderstaande scoretabel verstrekt:

RYSE heeft het COA op 13 maart 2025 en bij herhaald verzoek van 18 maart 2025 verzocht om haar de volgende gegevens te verstrekken:

-

de samenstelling van de beoordelingscommissies, waaronder het aantal leden en hun functies;

-

alle in het kader van zowel de individuele als de consensusbeoordelingen van de inschrijvingen van RYSE, Arcadis, T&G, Brink en Colliers ingevulde beoordelingstabellen.

Daarnaast heeft RYSE het COA op 18 maart 2025 verzocht om vóór het verstrijken van de Alcateltermijn met haar een evaluatiegesprek in te plannen als bedoeld in paragraaf 2.12 van het Beschrijvend Document. In dat kader heeft RYSE het COA verzocht de Alcateltermijn met één week te verlengen.

Het COA heeft op 19 maart 2025 aan RYSE bericht dat hij de gevraagde informatie niet zal verstrekken, dat hij bereid is om na het verstrijken van de Alcateltermijn met RYSE een evaluatiegesprek te voeren omdat hij daar eerder geen tijd voor heeft en dat hij geen aanleiding ziet om de Alcateltermijn te verlengen.

RYSE heeft het COA op 21 maart 2025 nogmaals verzocht om een evaluatiegesprek als bedoeld in paragraaf 2.12 van het Beschrijvend Document. Daarbij heeft RYSE zich op het standpunt gesteld dat het COA het gelijkheidsbeginsel schendt doordat hij met Arcadis wel voor het verstrijken van de Alcateltermijn een evaluatiegesprek heeft gevoerd en tijdens dit gesprek informatie over de samenstelling van de beoordelingscommissie en het beoordelingsproces heeft verstrekt. Daarnaast heeft RYSE met een beroep op artikel 194 lid 1 Rv – zakelijk weergegeven – verzocht om inzage of afschrift van de volgende gegevens:

-

de samenstelling van de beoordelingscommissies, waaronder het aantal leden en hun functies;

-

alle correspondentie, beoordelingsformulieren en andere stukken die zijn opgesteld in het kader van zowel de uitgevoerde individuele als de uitgevoerde consensusbeoordelingen van de inschrijvingen van RYSE.

Het COA heeft RYSE op 25 maart 2025 onder meer als volgt bericht:

Het COA heeft RYSE op 14 april 2025 uitgenodigd voor een evaluatiegesprek. Het COA heeft drie tijdstippen voor dit gesprek voorgesteld. Daarbij heeft het COA vermeld dat hij eraan hecht dat dit gesprek buiten aanwezigheid van advocaten plaatsvindt.

RYSE heeft op 15 april 2025 aan het COA bericht dat zij op de uitnodiging wenst in te gaan. Daarbij heeft zij 22 april 2025 als datum gekozen. RYSE heeft aangekondigd dat haar advocaat bij het evaluatiegesprek aanwezig zal zijn. In dat verband heeft RYSE het volgende opgemerkt:

RYSE heeft op 17 april 2025 aan het COA bericht dat tijdens het evaluatiegesprek onder meer haar advocaat aanwezig zal zijn. Daarnaast heeft RYSE onder meer als volgt aan het COA bericht:

Het COA heeft op 17 april 2025 aan RYSE bericht dat een evaluatiegesprek uitsluitend zonder advocaten kan plaatsvinden. Daarbij heeft het COA benadrukt dat voorafgaand aan het gesprek geen aanvullende informatie zal worden toegezonden en dat tijdens het gesprek de namen van de beoordelaars niet zullen worden verstrekt.

RYSE heeft op 18 april 2025 aan het COA bericht dat de door het COA aan het evaluatiegesprek verbonden voorwaarden voor haar niet acceptabel zijn. Daarbij heeft RYSE er met een beroep op het gelijkheidsbeginsel onder meer op gewezen dat het COA tijdens het met Arcadis gevoerde evaluatiegesprek wel de namen van de beoordelaars heeft verstrekt.

Het COA heeft op 18 april 2025 als volgt aan RYSE bericht:

RYSE heeft het COA in reactie op dit bericht nog diezelfde dag medegedeeld dat haar advocaat het evaluatiegesprek zal bijwonen en dat zij er gelet op het gelijkheidsbeginsel vanuit gaat dat het COA tijdens dit gesprek met haar dezelfde informatie zal delen als destijds met Arcadis is gedeeld.

Het COA heeft RYSE op 22 april 2025 bericht dat hij in zijn eerder ingenomen standpunten volhardt. RYSE heeft het COA in reactie op dit bericht er nogmaals op gewezen dat hij zich schuldig maakt aan een schending van het gelijkheidsbeginsel.