Rechtbank Gelderland, 25-02-2016, ECLI:NL:RBGEL:2016:1534, 4664808

In het bedrijfsreglement van [verzoeker] staat onder meer.

Artikel 5.11

[verzoeker] tolereert geen fraude, in welke vorm dan ook.

Onder fraude wordt hier verstaan bedrog bestaande uit vervalsing van administratie of ontduiking van voorschriften. Soorten van fraude zijn onder meer:

- aanzetten tot of meewerken aan frauduleuze handelingen

- aanzetten tot of meewerken aan valsheid in geschrifte

- afspraak met klant/leverancier waarbij persoonlijke verrijking ontstaat (steekpenningen)

- declaratie fraude

Artikel 5.13

[verzoeker] heeft voor al haar werknemers gedragsregels opgesteld ten aanzien van de contracten met derden. Deze gedragsregels zijn opgezet om belangenverstrengeling en fraude te voorkomen. Het niet naleven van deze gedragsregels kan ontslag op staande voet tot gevolg hebben.

Gedragsregels:

- [verzoeker] werknemers nemen nooit giften, cadeaus en dergelijke aan van derden, tenzij hierover afwijkende afspraken zijn gemaakt met directielid of direct report. (...)

- Het is verboden om steekpenningen c.q. smeergeld van derden aan te nemen.

- Het is verboden rechtstreeks bij leveranciers privé aankopen te verrichten. (...)

Binnen [verzoeker] geldt een regeling dat werknemers eenmaal per twee jaar een nieuwe mobiele telefoon mogen aanvragen. Afhankelijk van de functie ontvangt de werknemer een vergoeding van € 65,00 tot € 150,00. De rest van de kosten wordt verrekend met het salaris of de openstaande vakantiedagen van de werknemer. De abonnementskosten worden door [verzoeker] vergoed.

KPN administreert welke telefoons zij verstrekt aan [verzoeker] . Het daarvoor gebruikte systeem wordt aangeduid met de term ‘KPN portal’. Op basis van deze informatie stelt [verzoeker] (in de persoon van de heer [naam 1] , hierna: [naam 1] ) een overzicht op ten behoeve van de HR managers, waarin is vermeld welke medewerkers over welk type telefoon beschikken en vanaf wanneer het abonnement is ingegaan. Dit overzicht is te raadplegen op intranet.

In verband met controle op het dossier van [verweerder] constateert de audit afdeling op

28 september 2015 dat een (door [verweerder] ondertekend) formulier ontbreekt dat dient als bewijs dat hij in het kader van de onder r.o. 2.4. bedoelde regeling beschikt over een mobiele telefoon. Uit de gegevens op intranet blijkt dat [verweerder] de beschikking heeft over een Samsung S6 Black 64 GB.

[initialen] ( [naam 3] ) geeft aan dat er vanuit de analyse van de KPN portal mobiele middelen blijkt dat er naast de Samsung S6 ook een IPhone 5C op zijn naam staan. [initialen] ( [verweerder] ) geeft aan dat hij geen IPhone heeft; dit moet hij uitzoeken. Het klopt dat hij een Samsung S6 gebruikt. [initialen] geeft aan dat bij verificatie van het intranetbestand (via een autorisatie door [initialen] ( [naam 1] ) op woensdag aangeleverd aan Internal Audit) blijkt dat de Samsung S6 ontbreekt in het intranet bestand. Er is dus informatie gewist tussen maandag en woensdag. [initialen] geeft aan dat hij dit niet heeft gedaan en dat [initialen] de enige andere persoon is die met dit bestand werkt.

[initialen] geeft aan dat beide telefoons wel door KPN zijn gefactureerd en door [verzoeker] betaald. [initialen] geeft aan dat dit niet klopt. Nogmaals, de IPhone moet hij uitzoeken, maar de Samsung was een gratis toestel dat hij van KPN heeft gekregen. [initialen] ( [naam 6] ) geeft aan dat er dan sprake is van een overtreding van de gedragsregels binnen [verzoeker] waarvoor minimaal een officiële waarschuwing voor moet worden gegeven. Er zijn immers geen afwijkende afspraken met hem gemaakt over het accepteren van cadeaus door derden.

[initialen] begrijpt dat hij fout heeft gehandeld. Hij vindt het onterecht dat hij hierop wordt aangesproken. Hij is vooral heel boos op zijn contactpersoon bij KPN, want de telefoon zou niet gefactureerd worden! Hij voelt zich genaaid.

Op 7 oktober 2015 vindt een gesprek plaats tussen [verweerder] , de heer

[naam 2] (vertegenwoordiger bij KPN, hierna: [naam 2] ) en [naam 3] . In het gespreksverslag staat onder meer.

[initialen] opent het gesprek en geeft aan [naam 2] dat hij zojuist door [initialen] en [initialen] aangesproken is op het feit dat hij een overtreding heeft begaan. Hij geeft aan dat hij hier stevig van baalt en is zichtbaar geëmotioneerd. Voelt zich beroerd omdat de Samsung S6 toch gefactureerd is terwijl hij deze gratis zou ontvangen. Hij krijgt nu een officiële waarschuwing, dit blijft hem de rest van zijn loopbaan achtervolgen.

[naam 2] geeft aan dat het inderdaad niet de bedoeling is dat deze telefoon betaald zou gaan worden door [verzoeker] en zegt toe uit te gaan zoeken binnen KPN waar het fout is gegaan. Hij geeft tevens aan dat het heel normaal is binnen KPN dat er ‘gratis’ telefoons verstrekt worden. Als is het alleen al om telefoons te testen. Hij geeft aan dat hij [initialen] inderdaad een gratis Samsung S6 heeft toegezegd om uit te testen.

[initialen] geeft aan dat dit wel een vreemde gang van zaken is. Als het gaat om een gratis toestel mag [verzoeker] verwachten dat er of een factuur komt waarop de Samsung S6 wordt gefactureerd met een waarde van 0 of een factuur komt of een factuur waarin de Samsung S6 wordt gefactureerd tegen zijn waarde en vervolgens een creditfactuur met dezelfde waarde.

Er wordt gesproken over hoe om te gaan met gratis verstrekkingen in relatie tot testen. [initialen] geeft aan dat [verzoeker] mag verwachten dat als er iets getest gaat worden er wordt vastgelegd wat er getest gaat worden en voor hoe lang er getest gaat worden. (...)

[initialen] meldt aan het einde van het gesprek dat hij denkt te weten wat er gebeurd is met de IPhone C5. Hij heeft deze in de vakantieperiode besteld voor [naam 5] . [initialen] geeft aan dit voor hem te zullen gaan uitzoeken.

Nu is gebleken dat op maandag 28 september 2015 in het document “toesteloverzicht vestigingsassistent” de naam [verweerder] 2 keer stond vermeld met een mobiel toestel, te weten een Apple IPhone 5C in 2014 en een Samsung S6 Black 64GB. Echter toen op woensdag 30 september 2015 nogmaals werd gekeken in dit document waren juist deze 2 regels gewist vanuit het document.

U vraagt mij hiernaar.

Ik kan u zeggen dat ik die 2 regels uit het document heb gewist. Dat is op zich een domme actie. Ik heb dit gedaan omdat ik het document heb nagelopen nadat ik de 28e werd geconfronteerd met de audit zoals gedaan door de afdeling Internal Audit. Ik wist dat de IPhone 5C niet in bezit was van [verweerder] , maar juist bij [naam 5] en achteraf had ik beter haar naam kunnen neerzetten op de plek waar nu de naam van [verweerder] stond in plaats van het uit het document weg te halen.

Ik heb de Samsung S6 Black 64GB gewist omdat ik wist via [verweerder] dat dit toestel een gratis door KPN gegeven toestel was. Hier had ik eigenlijk ook het toestel gewoon moeten laten staan, met een aantekening erbij dat hiervan nog een creditering van moest komen, aangezien ik zelf ook al had geconstateerd dat [verzoeker] dit toestel via de KPN factuur betaald had, maar ik heb het gewist.

U vraagt mij hoe ik dan op de hoogte was dat het een gratis verstrekt toestel was? Ik heb dit rechtstreeks mondeling gehoord van [verweerder] . [verweerder] heeft mij expliciet gezegd dat hiervoor dus geen doorbelasting via de loonstrook hoefde plaats te vinden. (...)

U vraagt of ik dan met KPN al in gesprek ben om de factuur van Samsung S6 die in het bezit is van [verweerder] gecrediteerd te krijgen? Ja ik heb hierover al vanaf mei 2015, het moment waarop ik zag dat dit toestel op de factuur vermeld stond, aangegeven bij KPN, zijnde [naam 2] en [naam 4] , met hen hierover gesproken en verzocht een en ander te crediteren. [verweerder] is hiervan door mij niet in kennis gesteld. (...)

U vraagt of [verweerder] dan wist dat het toestel dat hij in gebruik heeft toch is doorbelast door KPN via een factuur aan [verzoeker] ? Nee ik heb hierover niet gesproken met [verweerder] en heb daar zelf actie in ondernomen. (...)

Over de IPhone 5C kan ik u zeggen dat die kennelijk door [naam 1] op mijn naam is besteld, maar dit toestel heb ik laten bestellen door [naam 1] vanwege het feit dat [naam 5] van de afdeling communicatie bij mij kwam met het probleem over het feit dat zij veel [verzoeker] gesprekken voerde op haar eigen mobiele telefoon. Om die reden heb ik een toestel voor haar besteld welke eigendom blijft van [verzoeker] , maar die zij in bruikleen heeft gekregen. (...)

Zo is er daarnaast geconstateerd dat er voor mij een Samsung S6 Black 64GB is besteld zonder dat dit toestel is doorbelast via mijn salarisstrook. Wel is dit toestel door [verzoeker] betaald via de normale KPN factuur.

U vraagt mij of ik u kan vertellen hoe dit zo heeft kunnen gebeuren? Ik kan u hierover zeggen dat ik tijdens een overleg dat ik had met onze accountmanagers van KPN, te weten [naam 2] en [naam 4] , heb gesproken over dit toestel. Ik heb toen aan hen gevraagd of ze ook een demo toestel ter beschikking konden stellen en zo ben ik in het bezit gekomen van de Samsung S6 Black 64GB. Het toestel is dan ook buiten het normale proces om besteld in overleg met KPN.

Ik zou dit toestel gaan testen en ben hem vanaf dat moment in gebruik gaan nemen en gebruik deze nog steeds. (...)

Ik heb ook helemaal niets gehoord van [naam 1] over het feit dat hij een factuur heeft ontvangen voor mijn Samsung S6. Ik weet niet eens dat [naam 1] met KPN in gesprek is of was over het crediteren van deze factuur. Ik heb dit niet alleen van [naam 1] niet vernomen, maar ook niet via mijn contactpersoon van KPN.

Ik kan wel zeggen dat ik hierin absoluut voor 300% fout gehandeld heb en dit is niet goed gegaan. Ik had hierop moeten toezien. (...)

Ik heb wellicht niet gehandeld naar de Code of Conduct, maar ik heb niet willens en wetens een toestel aangenomen waarvan ik zelf wist dat ik deze eigenlijk op mijn salarisstrook had moeten laten doorbelasten.

Ik kan daarop zeggen dat het mis is gegaan op het feit dat ik nergens schriftelijk een vastlegging of bevestiging heb dat ik met KPN heb afgesproken dat ik een test of demo telefoon zou krijgen. Ik heb in het gesprek met KPN afgesproken dat ik de Samsung S6 als demo toestel zou krijgen.

U zegt wat er dan had moeten gebeuren in bovenstaand geval, oftewel ik krijg inderdaad een demo toestel van KPN welke is besteld via het KPN portal en KPN stuurt een factuur die vervolgens door [verzoeker] betaald is.

Ik heb dan diverse opties:

- Ik moet dan KPN na een periode van test of demo verzoeken om het toestel te crediteren en dan moet het toestel terug naar KPN.

- Ik besluit het toestel te houden en kan dan KPN alsnog verzoeken een en ander te crediteren en dan moet ik hiervan melding maken bij mijn leidinggevende.

- Ik besluit het toestel te houden en dan moet deze worden doorbelast op mijn salarisstrook.

U vraagt mij wat ik dan nu na 6 maanden zou besluiten omtrent dit toestel?

(...) Ik kan u zeggen dat ik het toestel zou houden. Dus er zou een doorbelasting moeten plaatsvinden op mijn salarisstrook, maar ik weet niet wat er op het lijstje staat bij [naam 2] of [naam 4] over deze telefoon. (...) Ik leg u uit dat het zou kunnen dat er aan de zijde van KPN een aktielijst is waarop mogelijk deze telefoon staat en waarbij besloten is dat dit toestel weer terug moet naar KPN.

U heeft ook nog een vraag over 2013.

Immers toen was ik in het bezit van een Samsung S4.

Ik kan u zeggen dat er in 2013 een testpool is opgericht en daarvoor zijn 4 of 5 toestellen gratis ter beschikking gesteld door KPN. Deze toestellen waren verschillende types en merken (...) Ik heb mijn toestel, een Samsung S4 al die tijd behouden tot mei 2015. (...)

Geachte heer [verweerder] ,

Hierbij bevestigen wij het gesprek dat de heer [naam 7] en ondergetekende vandaag met u hebben gevoerd. Tijdens dit gesprek hebben wij u meegedeeld dat uw schorsing per direct wordt opgeheven. U krijgt een officiële waarschuwing voor het overtreden van de gedragsregels van [verzoeker] .

Ter toelichting het volgende:

Naar aanleiding van de onregelmatigheden die onlangs zijn geconstateerd met betrekking tot uw mobiele communicatie middelen bent u op 9 oktober j.l. geschorst. Na zorgvuldig onderzoek, waarin u uitvoering bent gehoord, hebben wij moeten concluderen dat u de gedragsregels (...) zoals neergelegd in het bedrijfsreglement artikel 5.13 hebt overtreden; u heeft een Samsung S6 Black 64GB uit handen van KPN aangenomen zonder hierover afspraken te hebben gemaakt met uw leidinggevende c.q. Directie.

Wij wijzen u erop dat deze gang van zaken in strijd is met de werkwijze van [verzoeker] . U krijgt voor deze wijze van handelen dan ook een officiële waarschuwing.

In uw positie als manager IT Support beheert u een aantal grote contracten voor [verzoeker] . De gedragsregels van [verzoeker] zijn opgesteld om belangenverstrengeling en fraude te voorkomen. Op basis van het onderzoek stellen wij vast dat er niet kan worden uitgesloten dat u als contractbeheerder vrij bent van belangenverstrengeling met uw contactpersoon bij KPN. Daarenboven hebben wij moeten vaststellen dat de administratieve processen binnen het IT Support domein onvoldoende worden beheerst waardoor facturen onzorgvuldig worden goedgekeurd en bruikleen/testapparatuur niet in kaart zijn gebracht.

Hierdoor staat uw functioneren ernstig ter discussie, hetgeen volgens het performancemanagement beleid van [verzoeker] leidt tot de aankondiging van een B-beoordeling en het opstarten van een Individueel Verbeterplan (IVP). Tijdens het gesprek dat de heer [naam 7] en ondergetekende met u hebben gevoerd, is u gemeld dat bij [verzoeker] inmiddels het vertrouwen ontbreekt in het huidige beheer van het KPN-contract. Ook bestaat er gebrek aan vertrouwen in het, door u, verder uitoefenen van de functie van Manager IT Support.

Het ontbreken van vertrouwen in uw huidige en toekomstig functioneren maakt uw positie binnen [verzoeker] onhoudbaar. Ondergetekende heeft derhalve aangegeven, in plaats van het opstarten van een IVP-traject, binnenkort met u het gesprek aan te gaan over de wijze waarop en condities waaronder wij afscheid van elkaar kunnen nemen. Wij zullen hiervoor op korte termijn een afspraak inplannen.