Rechtbank Midden-Nederland, 16-09-2016, ECLI:NL:RBMNE:2016:5323, C/16/420665 / KG ZA 16-601

“3.3. Kwalitatieve beoordeling inschrijving

De werkzaamheden worden gegund aan de Economisch Meest Voordelige Inschrijver (EMVI) voor de werkzaamheden in het bestek. Deze wordt berekend door de inschrijvingsprijs te verrekenen met het fictieve kortingsbedrag op basis van de score op de volgende criteria met bijbehorende maximale fictieve korting:

Per onderdeel van het plan van aanpak wordt een beoordelingscijfer toegekend. De beoordelaars geven eerst elk een individuele beoordeling waarbij elk onderdeel afzonderlijk wordt gescoord. Vervolgens worden de beoordelingen besproken en een score per onderdeel in consensus vastgesteld.

Het uiteindelijk toegekende beoordelingscijfer leidt bij een score hoger dan 6 tot een fictieve korting op de inschrijfsom van de Inschrijver. In onderstaande tabel staat aangegeven welk beoordelingscijfer leidt tot welke fictieve korting op de inschrijfprijs van de Inschrijver. Een beoordelingscijfer lager dan een 6 leidt tot een negatieve kwaliteitswaarde. Bij de beoordeling met 0 (nul) vindt uitsluiting van inschrijving (knock out).

“Risico-inventarisatie (inschatten risico’s en beheersing risico’s)

Doelstelling:

Inzicht krijgen in de belangrijkste risico’s bij het uitvoeren van het werk en welke maatregelen de inschrijver neemt om deze te beperken of af te handelen. het gaat hierbij om risico’s van externe aard, waar de aannemer in eerste instantie geen invloed op heeft (niet zijnde aannemersrisico’s).

Inhoud plan:

De inschrijver beschrijft de 3 belangrijke risico’s bij het uitvoeren van de baggerwerkzaamheden en het verwerken van de baggerspecie die invloed hebben op de uitvoering van het werk. Hij beschrijft hoe de risico’s beperkt worden en welke (beheers)maatregelen hij daarvoor gaat nemen. Hierbij gaat de inschrijver in op Tijd, Geld, Kwaliteit en Omgeving.

Beoordeling:

De inhoud wordt beoordeeld op:

1. De 3 risico’s worden beoordeeld op compleetheid (inclusief uitwerking van de risico’s);

2. Het herkennen van mogelijke risico’s en de wijze waarop de risico’s beperkt en beheerst.

Score:

Naarmate uw beschrijving van 3 risico’s compleet, gedetailleerd en realistisch omschreven zijn wordt dit onderdeel van uw plan van aanpak met een hogere score beoordeeld. Het benoemen van meer of minder dan 3 risico’s leidt tot een lagere score (1). Als beheersing van de 3 risico’s leidt tot beperking van de risico’s in Tijd, Geld, Kwaliteit en Omgeving wordt dit onderdeel van uw plan van aanpak met een hogere score beoordeeld (2).

Van toepassing zijnde formule voor het bepalen van de fictieve korting:

Het bij het beoordelingscijfer behorende percentage wordt vermenigvuldigd met de maximaal te behalen fictieve korting (€ 150.000,-).

Voorbeeld:

Het beoordelingscijfer is een 8. Er wordt een fictieve korting aangehouden van 50% x € 150.000,-= € 75.000,-.”

“01 10 02 DOOR AANNEMER TE VERKRIJGEN VERGUNNINGEN E.D.

01 Als de huidige wet- en regelgeving voor de door de aannemer gekozen werkwijze vergunningen voorschrijft, dient de aannemer deze zelf te verzorgen. De kosten voor het verkrijgen van de benodigde vergunningen worden geacht te zijn inbegrepen in de aanneemsom.

(...)”

“Indien u bezwaren hebt tegen een onderdeel van deze aanbesteding dient u dat voor de eerste Nota van Inlichtingen aan te geven. Indien uw bezwaar in uw ogen onjuist of onvoldoende is geadresseerd in de Nota van Inlichtingen dan kunt u vervolgens terecht bij het Klachtenmeldpunt Aanbestedingen van de provincie Utrecht, ( [e-mailadres] ). Om eventuele vertraging in de aanbestedingsprocedure te voorkomen wordt u verzocht dit onverwijld te doen en hier niet mee te wachten tot na het indienen van de inschrijvingen. De klachtenprocedure aanbestedingen provincie Utrecht 2014 is opgenomen als bijlage 6.”

“Risico-inventarisatie – Top 3 uitvoeringsrisico’s & beheersmaatregelen

Risico 1 = Regelen nuttige toepassing van Verspreidbare baggerspecie kost meer tijd i.v.m. weerstand vanuit de omgeving aangaande aanleg van weilanddepots.

(...)

Risico 2 = Aantreffen van materialen welke onvoorzien zijn (asbest, chemisch afval, NGE’s, archeologie) waardoor er sprake is van stagnatie, andere kwaliteit baggerspecie, etc.

(...)

Risico 3 = Schade / instabiliteit van onderwatertaluds en/of aangrenzende oevers / kades.

(...)”

“De provincie heeft over de aanbesteding “baggerwerk de Eem” een klacht ontvangen van één van de andere inschrijvers. Deze klacht wordt behandeld door de interne klachtencommissie. Om de rechten van de klagende partij te waarborgen is de Alcateltermijn voor deze partij verlengd tot en met 20 mei 2016. Een klacht heeft een opschortende werking voor de definitieve gunning. Zodra we meer weten dan lichten we u uiteraard in.”

“Op 13 april 2016 hebben wij u op de hoogte gesteld van het gunningsvoornemen van de aanbesteding “Baggerwerk rivier de Eem”. Tijdens de Alcateltermijn heeft één inschrijver een klacht tegen dit gunningsvoornemen ingediend bij het klachtenmeldpunt van de provincie Utrecht. Om die reden waren wij genoodzaakt de definitieve gunning op te schorten.

Het klachtenmeldpunt heeft inmiddels een advies gegeven met betrekking tot deze klacht. Dit advies wordt door de interne opdrachtgever overgenomen en houdt het volgende in:

1. De voorlopige gunningsbeslissing kan niet in stand blijven, omdat het mogelijk is dat de scores van de inschrijvers op het onderdeel Risico-inventarisatie van het Plan van Aanpak niet correct zijn en/of de motivatie op dit onderdeel voor enkele of alle inschrijvers aangepast moet worden.

2. Het Klachtenmeldpunt stelt verder voor om een herbeoordeling uit te voeren met betrekking tot het onderdeel Risicoanalyse van het Plan van Aanpak voor alle inschrijvers, waarbij de risico’s niet ten aanzien van de werkzaamheden zoals uitgevoerd door de inschrijvers worden beoordeeld, maar ten aanzien van het uitvoeren van de door de Provincie gevraagde werkzaamheden, onafhankelijk door wie de werkzaamheden zouden worden uitgevoerd.

3. Bij de definitieve gunningsbeslissing de berekening van de fictieve kortingen goed te controleren.

(...)”

“Op 18 mei 2016 hebben wij u per mail ingelicht dat het onderdeel risico-inventarisatie van alle inschrijvers herbeoordeeld moet worden, dit op advies van het klachtenmeldpunt van de provincie. Het beoordelingsteam heeft deze herbeoordeling inmiddels afgerond en is unaniem van mening dat de economisch meest voordelige inschrijving is ingediend door [tussenkomende partij] BW. De provincie is voornemens de opdracht te gunnen aan deze inschrijver.

Uitslag beoordeling

De provincie heeft in totaal 10 aanbiedingen ontvangen. In bijgaande tabel zijn de scores van de herbeoordeling van het onderdeel risico-inventarisatie verwerkt. De scores voor de overige gunningscriteria zijn niet gewijzigd.

(...)

De risico-inventarisatie is door 4 personen beoordeeld, dit zijn dezelfde personen die uw offerte eerder hebben beoordeeld. In het aanbestedingsdocument is de volgende doelstelling opgenomen voor de risico-inventarisatie:

Inzicht krijgen in de belangrijkste risico’s van het werk en welke maatregelen de inschrijver neemt om deze te beperken of af te handelen. het gaat hierbij om risico’s van externe aard, waar de aannemer in eerste instantie geen invloed op heeft (niet zijnde aannemersrisico’s).

Op dit onderdeel heeft u 4 punten gescoord, de winnaar heeft op dit onderdeel 6 punten gescoord. Wij geven een toelichting op de door uw organisatie behaalde score:

(...)”

“(...)

Aangepast gunningsvoornemen 21 mei 2016

Wij hebben uw brief van 21-06 ontvangen waarbij, tot onze verbazing, de score m.bt. onze risico-inventarisatie is aangepast t.o.v. de eerdere uitslag. Daarbij geeft u een zeer summiere toelichting welke niet negatief is. De strekking van uw commentaar is dat de kans op optreden van deze risico’s weliswaar klein is maar dat de beheersmaatregelen voldoende zijn omschreven. In het kader van de scoretabel welke in het Aanbestedingsdocument is opgenomen zou dit leiden tot een 6, immers is de omschrijving van de door ons genoemde risico’s voldoende degelijk en inhoudelijk (enigszins) relevant, echter bied dit weinig meerwaarde. De aangepaste beoordeling houdt in dat wij slechts een 4 scoren op dit onderdeel, dit houdt in dat de omschrijving niet voldoet aan hetgeen u vraagt in het beschrijvend document en dat significante onderdelen ontbreken. Echter geeft u niet aan dat er wat mist en bij risico 2 en 3 staat ‘voldoende’. Als we uw toelichting van de beoordeling naast de waardering leggen komt dit niet overeen.

Vragen m.b.t. nadere toelichting herbeoordeling

Zoals u zult begrijpen hebben wij, als partij waaraan u in 1e instantie het werk voorlopig heeft opgedragen, een aantal vragen over de beoordeling van de EMVI en het aangepaste gunningsvoornemen. Onderstaand zijn deze vragen opgesomd:

(...)

 Wij missen de integrale beoordeling van de provinciale klachtencommissie. Bij het klachtenloket van de landelijke commissie van aanbestedingsexperts is het gebruikelijk dat de klachtomschrijving en de motivering en uitspraak integraal openbaar wordt gemaakt. Ons verzoek is dan ook om de integrale beoordeling van de provinciale klachtencommissie aan ons kenbaar te maken.

 Ons is niet duidelijk wat in de e-mail van 18 mei wordt bedoeld met de stelling ‘... waarbij de risico’s niet ten aanzien van de werkzaamheden zoals uitgevoerd door de inschrijvers worden beoordeeld, maar ten aanzien van de door de Provincie gevraagde werkzaamheden, onafhankelijk door wie de werkzaamheden zouden worden uitgevoerd...’. Wij zouden graag de motivering van deze stelling willen ontvangen.

 Wat is de reden dat de aan ons toegekende EMVI score eerst een 6 was en vervolgens na herbeoordeling is teruggebracht tot een 4? In de toelichting op deze waardering (brief van 21-06-16) is dit niet te herleiden. Gezien de fictieve korting met € 75.000,- is verlaagd zou sprake moeten zijn van ‘een of enkele significante onderdelen ontbreken. De wijze van invulling is onvoldoende degelijk. De invulling voldoet niet aan het in het Beschrijvend document gestelde m.b.t. dit gunningscriterium’. Echter is vooralsnog niet helder welk punt dan ontbreekt. Immers bij risico 2 en 3 staat ‘voldoende’ en bij risico 1 staat hetzelfde als bij de eerdere voorlopige gunning. Aangezien wij, vooralsnog, niet inzien wat risico 1 te maken heeft met de aanbeveling van de klachtencommissie en het oordeel van risico 2 en 3 nog steeds worden gekenmerkt als voldoende, vrezen wij dat de beoordelingscommissie hier een (mogelijk menselijke) fout heeft gemaakt. Wij verzoeken u deze fout te herstellen c.q. in detail te motiveren om welke reden score 4 is toegekend.

 Voorwaarde welke u stelt aan de EMVI beoordeling is dat de plannen van aanpak anoniem worden ingediend zodat het beoordelingsteam objectief de plannen zou beoordelen, ongeacht welke inschrijver het betreft. De herbeoordeling is niet anoniem uitgevoerd, immers partijen waren bekend en aan deze eis is dan ook niet voldaan. Wij kunnen, op basis van de klachtomschrijving en de ontbrekende uitleg m.b.t. vermeende fout in het beoordelingsproces niet beoordelen of sprake had moeten zijn van een nieuw team. Graag ontvangen wij de motivatie op dit punt waarom is gekozen voor hetzelfde team en of de landelijke commissie van aanbestedingsexperts wel/niet heeft aangegeven dat een nieuw team nodig was?”

“(...)

Een herbeoordeling houdt in dat de scores kunnen wijzigen, zeker indien is gebleken dat de parameters van de oorspronkelijke beoordeling incorrect waren.

U hebt op de mededeling van 18 mei 2016 van de Provincie niet gereageerd. Door mee te doen aan de aanbesteding zijn inschrijvers de verplichting aangegaan om pro actief fouten, problemen en vragen aan de Provincie voor te leggen. Door het niet reageren op de mail ging de Provincie en mocht te Provincie ervan uitgaan, dat [eiseres] geen bezwaren had tegen de herbeoordeling door de Provincie op het onderdeel risico-inventarisatie en ook geen bezwaren had tegen de nieuwe wijze van beoordeling.

Doordat de Provincie geen bezwaren van inschrijvers heeft ontvangen, is zij daadwerkelijk overgegaan tot de herbeoordeling. De uitslag van deze herbeoordeling heeft u 21 juni 2016 ontvangen. De beoordeling vond plaats op de wijze zoals aangegeven in het beschrijvend document. De scores zijn gegeven op de wijze zoals in § 3.3.1 is genoemd.

(...)”

“Naar aanleiding van uw brief d.d. 30 juni 2016 (...) sturen wij u deze brief. Reden hiervan is dat wij (...) nog een aantal vragen/opmerkingen hebben n.a.v. de door u verstrekte toelichting op de wijze van EMVI beoordeling en de aan ons toegekende score op het aspect Risico-inventarisatie. Dit m.b.t. de openbare aanbesteding van het project ‘Baggeren rivier de Eem’ en het hieraan gekoppelde aangepaste voornemen tot gunning.

(...) Wat ons wel verbaasd is uw conclusie dat, omdat wij niet hebben gereageerd op de mededeling van 18-05-2016, wij geen bezwaren zouden hebben tegen de nieuwe wijze van beoordeling. U stelt hierbij dat de Provincie tot herbeoordeling is overgegaan nadat er geen bezwaren waren ontvangen van inschrijvers. De e-mail van 18-05-2016 betreft simpelweg een mededeling dat opdrachtgever een herbeoordeling gaat uitvoeren en dat inschrijvers op een later tijdstip worden geïnformeerd over de herbeoordeling. Opdrachtgever deelt dit mee aan inschrijvers en daarbij wordt de mogelijkheid tot bezwaar tegen de herbeoordeling niet genoemd. Wij als meest economische inschrijver hebben hier geen vragen over gesteld omdat de inhoud van de klacht ons inziens geen invloed zou hebben op de door ons omschreven risico’s. immers deze zijn niet gerelateerd aan de werkwijze welke we toepassen. Onze vraag is dan ook waarom u als opdrachtgever in de e-mail van 18-05-2016 de mogelijkheid tot bezwaar niet hebt benoemd?

(...)”