Rechtbank Den Haag, 25-06-2025, ECLI:NL:RBDHA:2025:11370, C/09/674082 / HA ZA 24-889

Tot enkele jaren geleden schakelden het Openbaar Ministerie (OM) en de Rechtspraak rechtstreeks vertalers in voor vertaaldiensten. Op enig moment is besloten over te gaan tot de werkwijze waarbij vertalers zouden worden ingeschakeld via intermediairs. Hiertoe is een aanbestedingsprocedure georganiseerd. De aanbesteding bestond uit de volgende vier percelen:

1. Perceel Nederland Noord (Amsterdam, Noord-Holland, Noord-Nederland)

2. Perceel Nederland Midden Zuid-Oost (Oost-Nederland, Midden-Nederland, Limburg, Oost-Brabant)

3. Perceel Nederland Zuid-West (Zeeland-West-Brabant, Rotterdam, Den Haag, Ressortsparket, Rijksrecherche)

4. Perceel Rechtspraak, Landelijk Parket, Functioneel Parket, CVOM, Parket-Generaal, WBOM).

De aanbesteding is afgerond en de Staat heeft de Raamovereenkomst voor de percelen 1 en 3 aan Thebigword, een Engelse vennootschap, gegund. Thebigword was in Engeland al actief als intermediair voor vertaaldiensten.

Tot de gunningscriteria behoorde onder meer het gunningsciterium ‘kwaliteit’, dat als volgt onderverdeeld was:

Over het subgunningscriterium 2 is in het Beschrijvend document onder meer vermeld:

-

Aantallen talen;

-

Aantallen vertalers.”

Over het subgunningscriterium 3 is in het Beschrijvend document onder meer vermeld:

1. Op welke wijze borgt inschrijver dat de vertaalopdrachten binnen de afgesproken levertermijn opgeleverd worden;

2. Op welke wijze geeft inschrijver invulling aan de afhandeling van potentiële klachten over een vertaling en/of specifieke vertaler;

3. Op welke wijze borgt inschrijver dat de lay-out van het brondocument overeenkomst met de lay-out van de vertaling.”

SIGV en Thebigword hebben bij de percelen 1 en 3 op het subgunningscriterium ‘kwaliteit’ als volgt gescoord:

De Staat heeft de inschrijving van SIGV terzijde gelegd omdat zij op subgunningscriterium 2 niet de vereiste minimale score ‘voldoende (55% van de punten vereist)’ had behaald. SIGV is tegen die beslissing van de Staat in kort geding opgekomen, maar dat heeft zowel in eerste aanleg als in appel niet tot het door haar gewenste resultaat geleid.

 KPI 1 – Continuïteit  Leverzekerheid vertalingen 100%

-

KPI 2 – Kwaliteit  Leverbetrouwbaarheid vertalingen ≥ 98%

-

KPI 3 – Kwaliteit  gegronde klachten Vertaalopdracht < 1

-

KPI 4 – Efficiency  Technische beschikbaarheid van de IT-voorziening ≥ 98%

-

KPI 5 – Kwaliteit  Inzet Rbtv-vertalers ≥ 95%.”

Daarnaast zijn in de SLA onder meer de volgende bepalingen opgenomen over de monitoring van de KPI’s, de verbeteracties gedurende het kalenderjaar en de vaststelling hoe de opdrachtnemer op de overeengekomen KPI’s heeft gepresteerd:

• Ook kunnen (escalatie)gesprekken met en eventuele bijsturing door de CCM, de DCM of categoriemanager nodig zijn.

Vaststelling realisatie van KPI’s op de peildata

• De prestaties worden door CCM en DCM gecontroleerd en besproken met de opdrachtnemer:

In artikel 2.1 van de Raamovereenkomst staat vermeld dat deze overeenkomst voor perceel 1 ingaat op 1 februari 2022 en voor perceel 3 op 1 april 2022, beide voor de duur van 29 maanden. Deze periode bestaat uit een implementatieperiode waarin geen vertaalopdrachten worden geleverd, gevolgd door de periode voor de operationele dienstverlening, met een optie, eenzijdig uit te oefenen door opdrachtgever, van één of meerdere verlengingen tot een totaal van 24 maanden tegen gelijkblijvende voorwaarden.

De Raamovereenkomst bracht zowel aan de zijde van de Staat als aan de zijde van de intermediair (Thebigword) grote procesmatige veranderingen mee. Zo moesten OM-bestellers van vertalingen zich conformeren aan een nieuwe bestel- en werkwijze, dienden zelfstandige vertalers zich bij de intermediair (Thebigword) in te schrijven en diende Thebigword de vertalers die voorheen rechtstreeks voor het OM werkten te werven en aan zich te binden. Dit leidde bij betrokkenen hier en daar tot weerstand en stagnatie.

Na de start van de Raamovereenkomst behaalde Thebigword niet de van toepassing zijnde KPI’s. Dit heeft ertoe geleid dat de Staat Thebigword heeft aangesproken op correcte nakoming van de Raamovereenkomst, er voortgangsgesprekken zijn gehouden en de Staat meermaals aan Thebigword heeft verzocht om een verbeterplan om te stellen.

Op 30 januari 2023 heeft het OM een interne analyse opgesteld van de prestaties van Thebigword met betrekking tot KPI 1 (leverzekerheid) en KPI 2 (leverbetrouw-baarheid). Daarin is onder meer vermeld dat Thebigword nog niet voldoet aan deze KPI’s:

- 18.91% van alle vertaalopdrachten is te laat geleverd

- 23,30% van alle geleverde opdrachten is te laat geleverd.

- TBW voldoet niet aan KPI 1. Van alle opdrachten is 13,75% nog niet geleverd ondanks dat de levertermijn al verstreken is.

- TBW voldoet niet aan KPI 2. Van alle opdrachten is slechts 62,24% op tijd geleverd.

- TBW voldoet niet aan KPI 2. Van alle opdrachten waarvan de levertermijn is verstreken, is slechts 65,59% op tijd geleverd.

(...)

-

Ondanks opgestelde verbeterplannen neemt het percentage van op tijd geleverde vertalingen af sinds september 2022.

-

We zien in januari een stijging van de percentages openstaande opdrachten en nog niet geleverde opdrachten. Tevens zien we een daling van te laat geleverde opdrachten.

-

Aangezien deze analyse de resultaten van een vertaalopdracht schikt onder de maand waarin de opdracht is aangevraagd, zullen de percentages onder januari nog veranderen.

In 2023 heeft SIGV op grond van Woo-verzoeken (geanonimiseerde) documenten van de Staat ontvangen over de dienstverlening onder de Raamovereenkomst.

Op 7 maart 2023 heeft de Staat Thebigword in gebreke gesteld en meegedeeld dat de tekortkomingen 31 maart 2023 dienden te zijn verholpen. De Staat heeft zich hierbij het recht voorbehouden Thebigword aansprakelijk te stellen voor schade dan wel de Raamovereenkomst te ontbinden. De Staat is echter niet daartoe overgegaan.

In een interne e-mail van 5 september 2023 van een medewerker van de uitvoeringsorganisatie is onder meer het volgende geschreven over de samenwerking met Thebigword:

Bij brieven van 16 september 2022, 27 februari 2023 en 20 september 2023 heeft SIGV aan de Staat verzocht om over te gaan tot beëindiging van de met Thebigword gesloten Raamovereenkomst. De Staat heeft deze beëindigingsverzoeken telkens afgewezen, laatstelijk bij brief van 13 november 2023. In die brief heeft de Staat SIGV ook bericht dat hij geen aanleiding ziet om voortijdig te besluiten niet tot verlenging van de overeenkomsten met Thebigword over te gaan (zoals SIGV ook had verzocht). De Staat heeft voorts bericht dat hij, althans het OM als feitelijk opdrachtgever, het door SIGV geschetste beeld, dat er sprake zou zijn van een ontluisterend beeld van de dienstverlening, niet herkent, dat de dienstverlening nauwlettend gemonitord wordt en dat er (met succes) wordt gestuurd op nakoming van de Raamovereenkomst.

Bij dagvaarding van 3 januari 2024 heeft SIGV een kort geding aanhangig gemaakt waarbij zij primair vorderde de Staat te gebieden de Raamovereenkomst met Thebigword te beëindigen, die volgens SIGV structureel tekortschoot in de uitvoering van de opdracht. Subsidiair vorderde SIGV de Staat te verbieden de in de Raamovereenkomst voorziene optie tot verlenging van de Raamovereenkomst uit te oefenen. Deze vorderingen heeft de voorzieningenrechter bij vonnis van 26 februari 2024 afgewezen.

Ingevolge artikel 2 Wet beëdigde tolken en vertalers (hierna: Wbtv) is er een register voor beëdigde tolken en vertalers. Het OM en de Rechtspraak zijn op grond van artikel 28 lid 1 van Wbtv verplicht om uitsluitend gebruik te maken van beëdigde tolken en vertalers. Ingevolge artikel 28 lid 3 Rbtv kan gebruik worden gemaakt van een vertaler die niet beëdigd is indien wegens de vereiste spoed een ingeschrevene in het register niet tijdig beschikbaar is of indien het register voor de desbetreffende bron- of doeltaal dan wel bron- of doeltalen geen ingeschrevene bevat. Een dergelijke uitzondering moet met redenen omkleed schriftelijk worden vastgelegd (artikel 28 lid 4 Wbtv).