ECLI:NL:TNORARL:2017:6 Kamer voor het notariaat 22-02-2017 2016/108

KAMER VOOR HET NOTARIAAT IN HET RESSORT ARNHEM-LEEUWARDEN

Kenmerk:C/05/308775 / KL RK 16/108

Beslissing van de kamer voor het notariaat op de klacht van

[…],

wonende te […],

gemachtigde: mr. B.G. Baljet, advocaat te Velsen,

tegen

[…],

notaris te […],

gemachtigde: mr. E.A.L. van Emden, advocaat te Den Haag.

Partijen worden hierna klager en notaris genoemd.

1. Het verloop van de procedure

1.1 Het verloop van de procedure blijkt uit

- de klacht met bijlagen van 26 september 2016

- het verweer met bijlagen van de notaris van 9 november 2016

- een e-mail met bijlagen van de klager van 5 december 2016

- een e-mail van klager van 6 december 2016.

1.2 De klachtzaak is ter zitting van 16 december 2016 behandeld. Klager is niet in persoon verschenen, maar heeft zich doen vertegenwoordigen door zijn gemachtigde tezamen met zijn gevolmachtigde in Nederland, zijn moeder, mevrouw [ A ] (hierna: [ A ] ). De notaris is tezamen met zijn gemachtigde in persoon verschenen.

2. De feiten

2.1 Klager hield 60% van de aandelen in de besloten vennootschap [ B ] B.V. (hierna: [ B ] ).

2.2 Op 21 december 2012 heeft klager bij de notaris een algemene volmacht ondertekend. Met deze volmacht verleent klager aan zijn moeder, [ A ], de bevoegdheid om in naam van hem en voor rekening van hem alle rechtshandelingen te verrichten en verklaringen in ontvangst te nemen. In de volmacht is voorts onder meer de bevoegdheid aan de gevolmachtigde gegeven om klager te vertegenwoordigen in zijn hoedanigheid van aandeelhouder in het kapitaal van [ B ], waaronder uitdrukkelijk begrepen de bevoegdheid tot verkoop en levering van de aandelen.

Bij dit bezoek aan de notaris werd klager vergezeld door de heer [ C ] (hierna: [ C ]).

2.3 Op 30 september 2013 is klager op het notariskantoor verschenen. Op die zelfde dag is een door klager ondertekende volmacht aan de notaris getoond, waarna de notaris de handtekening van klager op dit stuk heeft gelegaliseerd.

2.4 De toenmalige medewerkster van de notaris, mevrouw [ D ] (hierna: [ D ]), deelt bij e-mail van 31 oktober 2013 aan [ C ] het volgende mee: “(…) Graag je akkoord op het concept van de akte en de eerste pagina van de volmacht op jullie gele papier afdrukken. Ik heb in de volmacht bij de koopsom nog toegevoegd dat de koopsom wordt omgezet in een lening. (….)”.

2.5 Bij akte van levering, door de notaris verleden op 31 oktober 2013, zijn de aandelen van klager in [ B ] geleverd aan [ E ] (hierna: [ E ] ). In de akte is vermeld dat de koopsom € 100.000,00 bedraagt en dat koper de koopsom aan verkoper heeft voldaan door middel van omzetting van de koopsom in een vordering uit geldlening tot hetzelfde bedrag.

2.6 Bij het passeren van de akte is klager niet in persoon verschenen. De notaris heeft op basis van door hem verkregen volmachten gehandeld. Voor wat betreft de volmacht van verkoper (klager) ging het daarbij om de volmacht van 30 september 2013.

2.7 Afschriften van de akten waarbij klager partij was zijn per brief van 21 september 2015 aan de gevolmachtigde van klager verzonden.

3. De klacht en het verweer

De klacht

3.1 De klacht valt uiteen in de volgende onderdelen.

1. De notaris heeft de akte van 31 oktober 2013 gepasseerd zonder toestemming van klager.

2. De notaris heeft de akte gepasseerd op basis van een valse, dan wel gebrekkige, volmacht.

3. De notaris heeft nagelaten om voor het passeren van de akte een concept van de akte met de volmacht en de overige stukken naar klager te sturen.

4. De notaris heeft nagelaten om klager na het passeren van de akte een kopie van de verschillende documenten toe te sturen.

5. De notaris werkt nauw samen met [ C ] en zijn vennootschappen die klager en zijn ouders hebben opgelicht.

6. De notaris heeft toegestaan dat klager op het kantoor van de notaris werd ontvangen door een medewerkster van [ C ]. Deze medewerkster heeft klager een stuk laten tekenen zonder dat klager de notaris heeft gesproken of gezien.

7. De notaris heeft het ondertekende stuk nadien gelegaliseerd alsof hij bij het ondertekenen aanwezig was.

8. De notaris heeft de akte in afwijking van gemaakte afspraken gewijzigd. Zo is de afgesproken betaling ten onrechte gewijzigd in een lening van het bedrag van de koopprijs. Daarbij is nagelaten bij klager te verifiëren of hij akkoord ging met de levering van de aandelen onder die afwijkende voorwaarde.

9. Door de notaris is op vragen van klager en zijn moeder in eerste instantie terughoudend gereageerd. Pas na aandringen zijn enkele stukken in kopie verstrekt.

10. De notaris weigert een kopie te verstrekken van de volmacht van de bestuurders die namens [ B ] met de verkoop en levering van de aandelen hebben ingestemd.

Ter toelichting geeft klager aan dat hij op 30 september 2013 voor het kantoor van de notaris is opgevangen door mevrouw [ F ] (hierna: [ F ]), een medewerkster van [ C ]. [ F ] heeft klager en zijn moeder laten plaatsnemen in de wachtkamer. Daarna heeft zij stukken uit het kantoor van de notaris opgehaald die klager moest ondertekenen. Klager heeft de notaris niet gezien of gesproken en hij weet niet welk stuk hij heeft ondertekend.

Met betrekking tot de verschillende klachtonderdelen merkt klager onder meer op dat op 30 september 2013, de dag waarop hij de volmacht zou hebben getekend, de naam van de koper nog niet bekend was. De naam [ E ] was dus niet op de volmacht vermeld. Ook geeft klager aan dat de koopsom van € 100.000,00 voldaan zou worden. Dat zou niet zijn door middel van een geldlening. Ook in de leveringsakte is dat in strijd met de afspraken vermeld. Bovendien verwijt klager de notaris dat nadere afspraken over de opeisbaarheid van de lening ontbreken. Klager meent dat uit de hele gang van zaken blijkt dat de notaris [ C ] heeft gefaciliteerd bij zijn oplichtingspraktijken. In dit verband wijst klager er ook op dat het honorarium van de notaris werd gefactureerd via [ C ].

In de van klager op 5 december 2016 ontvangen bijlagen is, naast de toelichtende opmerkingen, aan de notaris het verwijt gemaakt dat hij niet duidelijk maakt wie de Ultimate Beneficiary Owner (UBO) van [ E ] is.

Het verweer

3.2 De notaris wijst in zijn verweer onder meer op een volmacht van 21 december 2012 van klager aan zijn moeder. Bij de bespreking hierover waren de notaris en klager en zijn adviseur [ C ] aanwezig. Op verzoek van betrokkenen is de nota naar [ C ] gestuurd.

Daarna, zo geeft de notaris aan, is in 2013 gemeld dat klager via [ C ] doende was zijn aandelen in [ B ] te verkopen. In dat verband is aan de notaris in september 2013 gevraagd om de handtekening van klager onder de volmacht te legaliseren. Daaraan voorafgaand was klager op 30 september 2013 op het notariskantoor verschenen tezamen met een medewerkster van [ C ]. De notaris ontkent dat deze medewerkster stukken uit zijn kantoor zou hebben opgehaald.

De vervolgens opgestelde akte van levering is in concept naar [ C ], de contactpersoon van klager, gezonden. [ C ] heeft het concept namens klager goedgekeurd. Daarna is de akte op 31 oktober 2013 buiten aanwezigheid van partijen op basis van de verleende volmachten door de notaris gepasseerd. De notaris heeft in dit verband over het toezenden van stukken aan [ C ] ter zitting verklaard dat hij uitging van een volmacht van klager aan [ C ]. De notaris erkent dat hij een dergelijke volmacht nergens heeft aangetroffen.

Meer algemeen licht de notaris toe dat [ D ], de medewerkster die destijds het dossier behandelde, in 2014 is overleden. Nadien is vastgesteld dat het fysieke dossier niet aanwezig is en dat het digitale dossier niet geheel compleet lijkt. Ter zitting is hierover nader meegedeeld dat heel recent is gebleken dat [ D ], die ook thuis werkte, destijds het dossier, of in ieder geval stukken daarvan, mee naar huis had genomen. Deze stukken zijn in december 2016 door de weduwnaar van [ D ] aan de notaris overhandigd.

Meer specifiek met betrekking tot de wijzigingen in de volmacht van 30 september 2013 merkt de notaris op dat voor hem belangrijk was dat de akte van 31 oktober 2013 overeenstemde met de inhoud van de volmacht van 30 september 2013 met daarop de door hem gelegaliseerde handtekening. De notaris wist op dat moment niet dat de tekst van pagina 1 van de volmacht was gewijzigd en dat is de reden waarom hij geen nadere vragen heeft gesteld. In dit verband wordt gewezen op de e-mail van [ D ] aan [ C ] van 31 oktober 2013 (zie 2.4). De notaris heeft daar pas later kennis van genomen en geeft aan dat indien hij dat op 31 oktober 2013 wel had geweten, hij eerst navraag bij klager zou hebben gedaan.

Over het verzenden van (concepten van) de akte merkt de notaris onder meer op dat hij aanneemt dat, zoals dat op zijn kantoor gebruikelijk is, een afschrift van de akte destijds naar de contactpersoon [ C ] is gestuurd. Naar aanleiding van een verzoek van [ A ] is haar op 21 september 2015 een afschrift van de akte toegezonden.

De legalisatie van de handtekening op de volmacht heeft, zo geeft de notaris aan, plaatsgevonden op het moment waarop klager op het kantoor van de notaris was. De notaris kan geen andere reden bedenken voor een bezoek van klager aan het notariskantoor. De notaris wijst er op dat klager een schriftexpert heeft ingeschakeld om de authenticiteit van de handtekening te onderzoeken.

Met betrekking tot de tussenpersoon [ C ] merkt de notaris op dat deze persoon bij hem bekend was als tussenpersoon bij meerdere transacties. Het is niet ongebruikelijk of ontoelaatbaar dat dit voorkomt. Van een ontoelaatbare samenwerking was geen sprake. In ieder geval was de notaris niet bekend met, zoals klager stelt, enige onbetrouwbaarheid van [ C ]. In de poging om in 2015 te bemiddelen in het tussen klager en [ C ] ontstane conflict, heeft de notaris niet anders kunnen doen dan het standpunt van [ C ] weergeven. Daarmee is naar de mening van de notaris niet partijdig of ontoelaatbaar door hem gehandeld.

Voor zover geweigerd zou zijn om vragen te beantwoorden of informatie te verstrekken stelt de notaris zich op het standpunt dat dit niet zomaar is geschied. De zorgvuldigheid bracht mee dat eerst de bevoegdheid van de persoon die daarom vroeg duidelijk moest zijn en daarbij dat de vraag een redelijk doel heeft.

4. De beoordeling

4.1 Ingevolge artikel 93 lid 1 van de Wet op het notarisambt (hierna: Wna) zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan het tuchtrecht onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die zij behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris niet betaamt. De kamer dient derhalve te onderzoeken of de handelwijze van de notaris een verwijtbare gedraging in de zin van dit artikel oplevert.

4.2 De kamer stelt voorop dat de notaris terecht heeft opgemerkt dat de op 5 december 2016 aanvullend geformuleerde klacht over de identiteit van de UBO te laat is ingediend in de onderhavige procedure. De kamer zal dit aanvullende onderdeel van de klacht dan ook buiten beschouwing laten.

4.3 De klacht bestaat uit verschillende onderdelen. De onderdelen 1, 2, 5, 6, 7 en 8 zien op de inhoud van de volmacht(en) en de akte en de gevolgde werkwijze. De onderdelen 3, 4, 9 en 10 zien op het verstrekken van informatie.

Inhoud van de akte en de volmachten en de gevolgde werkwijze.

4.4 Met betrekking tot de inhoud van de akte van 31 oktober 2013 en de daarmee samenhangende volmacht verwijt klager de notaris dat daarin onderdelen zijn opgenomen waarin hij als verkoper niet is gekend en waarmee hij zich niet kan verenigen. Het gaat daarbij om de naam van de koper en om het feit dat in plaats van betaling van de koopsom sprake is van een aan de koper verstrekte lening. De notaris is er vanuit gegaan dat klager bekend was met de inhoud van de volmacht die op 30 september 2013 is ondertekend. Uit de inhoud van deze volmacht komt ook de inhoud van de akte van 31 oktober 2013 voort. Klager heeft gesteld dat door hem geen volmacht anders dan die van 21 december 2012 is getekend. Op 30 september 2013 heeft klager nog wel een stuk ondertekend op het kantoor van de notaris maar dit betrof geen volmacht. Klager weet niet welk stuk hij toen wel heeft ondertekend. Hij was door [ C ] uitgenodigd en is door [ F ] op het kantoor van de notaris ontvangen. De notaris heeft hij toen niet gezien of gesproken. Voorafgaand aan de ondertekening is klager maar één stuk toegestuurd door [ C ], te weten een concept koopovereenkomst voor de verkoop van de aandelen. Hierin ontbrak de naam van de koper. Klager betwist dat de handtekening op de volmacht op basis waarvan de leveringsakte is gepasseerd van hem is.

4.5 Hoewel de kamer geen aanknopingspunten heeft om aan te nemen dat de geplaatste handtekening(en) niet van klager zijn brengt dat niet met zich dat gebleken is dat de inhoud van het door klager ondertekende stuk en de werkwijze van de notaris voor klager duidelijk moet zijn geweest. De notaris heeft, zo blijkt ook uit zijn verweer, toegelaten dat de volmacht pas later is voorzien van een naam van de koper en voor wat betreft de voorwaarden wezenlijk is gewijzigd. Dit alles zonder daarover zelf met klager contact op te nemen en zich ervan te vergewissen dat dit conform de wensen van klager was. Daarmee heeft de notaris veronachtzaamd dat in een notariële akte niets anders kan worden vastgelegd dan de door de notaris geconstateerde bedoeling en wil van partijen. Het verweer van de notaris dat hem pas later is gebleken dat er wijzigingen waren doorgevoerd in de volmacht maakt het voorgaande niet anders. Immers, de voorbereidende werkzaamheden van de medewerkers van het kantoor van de notaris vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de notaris. Dat geldt ook voor het feit dat de notaris heeft toegelaten dat klager op het notariskantoor een stuk heeft getekend buiten zijn aanwezigheid of buiten die van één van zijn medewerkers. Ter zitting heeft de moeder van klager hierover onbetwist verklaard dat de enige wel aanwezige persoon bij de ondertekening [ F ] was, de medewerkster van [ C ]. Dat heeft er ook toe geleid dat de notaris een handtekening van klager heeft gelegaliseerd op stukken die kennelijk alleen in het bijzijn van [ F ] zijn getekend. Ook hiermee is de waarde van een notariële verklaring of een notariële akte in ernstige mate aangetast. Daarnaast blijkt uit dit verloop dat de notaris in het geheel geen regie heeft gevoerd over de onder zijn verantwoordelijkheid vallende activiteiten en werkzaamheden. De kamer zal derhalve de klacht voor zover het gaat om de onderdelen 1, 2, 5, 6, 7 en 8 gegrond verklaren.

Verstrekken van informatie.

4.6 Met betrekking tot het verstrekken van informatie is de kamer van oordeel dat er voor de notaris geen aanleiding bestond om klager niet per omgaande te voorzien van informatie toen daar in 2015 en 2016 om werd gevraagd. Immers, klager was partij en hij vroeg alleen informatie over de akten en de stukken waar hij zelf bij betrokken was. Ook voor zover het gaat om het vooraf toezenden van concepten en het achteraf toezenden van de gepasseerde akte met bijbehorende volmachten is de notaris in gebreke gebleven. De notaris heeft erkend dat hij niet beschikt over volmachten die rechtvaardigden dat (alleen) met [ C ] werd gecommuniceerd. De kamer zal daarom ook de klacht voor zover het gaat om de onderdelen 3, 4, 9 en 10 gegrond verklaren.

4.7 Op de gegrondverklaring van een klacht, pastin beginsel een tuchtrechtelijke reactie. Met betrekking tot de op te leggen sanctie overweegt de kamer het volgende.

4.8 Naar het oordeel van de kamer is het bijzonder laakbaar dat cruciale namen en/of voorwaarden zijn toegevoegd of gewijzigd in volmachten en dat daaruit voortvloeiende akten voor de notaris zijn verleden zonder dat hij zich er van heeft verzekerd dat deze toevoeging of wijziging in overeenstemming is met de wil van alle partijen. Daarmee heeft de notaris een kerntaak van het notariaat veronachtzaamd. Ook de in dit geval daarmee samenhangende omstandigheid dat anderen dan de eigen medewerkers actief meewerken op het kantoor van de notaris is niet toelaatbaar. Dat daarbij niet gebleken is van een samenspannen of samenwerken met [ C ] en diens activiteiten maakt dat niet anders. De kamer ziet in het geheel van de omstandigheden aanleiding om over te gaan tot het opleggen van de tuchtmaatregel van de schorsing in de uitoefening van het ambt voor de duur van een maand.

4.9 Gelet op het voorgaande wordt als volgt beslist.

5. De beslissing

De kamer voor het notariaat in het ressort Arnhem-Leeuwarden

- verklaart de klacht tegen de notaris gegrond;

- legt de notaris de maatregel op van de schorsing in de uitoefening van het ambt voor de duur van een maand. De ingangsdatum van de schorsing zal worden bepaald nadat deze beslissing onherroepelijk is geworden.

Deze beslissing is gegeven door mr. D.T. Boks, voorzitter, mrs. F.E.J. Goffin, J.T.J. Heijstek, K.H.H.J. Kuhlmann en V. Oostra, leden, en in tegenwoordigheid van G.J. Doeleman, secretaris, door de voorzitter in het openbaar uitgesproken op 22 februari 2017.

de secretaris de voorzitter

Tegen deze beslissing van de kamer voor het notariaat kunnen partijen binnen dertig dagen na de datum van verzending van deze beslissing hoger beroep instellen bij het gerechtshof Amsterdam.

Postadres, postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.