ECLI:NL:TNORDHA:2020:27 Kamer voor het notariaat 17-12-2020 20-10

Beslissing d.d. 17 december 2020inzake de klacht onder nummer 20-10 van:

[klager],

hierna ook te noemen: klager,

advocaten mrs. R. Sanders en V. Balvers te Leiden,

tegen

[notaris],

notaris te [vestigingsplaats],

hierna ook te noemen: de notaris,

advocaat mr. J. Mencke te Amsterdam.

De Kamer heeft kennisgenomen van:

· de klacht, met bijlagen, ingekomen op 20 maart 2020,

· het antwoord van de notaris, met bijlagen,

· nagekomen stuk van de notaris, ingekomen op 13 november 2020.

De mondelinge behandeling heeft plaatsgevonden op 25 november 2020. Daarbij waren aanwezig klager bijgestaan door mr. R. Sanders, en de notaris bijgestaan door mr. J. Mencke. Van het verhandelde is proces­verbaal opgemaakt met daaraan de door beide partijen overgelegde pleitnotities gehecht.

Klager is als fiscalist met zijn praktijkvennootschap per 1 januari 2018 gestart als partner [U] bij [C].

Op 8 januari 2020 heeft het bestuur van [C] besloten om de samenwerking met klager op te schorten en hem de toegang tot het kantoor te ontzeggen.

Het bestuur heeft op 13 januari 2020 alle partners van [C] opgeroepen voor een extra [vergadering] van [C] (hierna te noemen: [vergadering]) op 28 januari 2020 onder gelijktijdige toezending van een notitie met bijlagen. De notitie bevat een samenvatting van de bevindingen van het bestuur en haar overwegingen die het tot het aan de [vergadering] voorgelegde besluit heeft gebracht.

Er stond één vergaderpunt op de agenda te weten:

“Partneraangelegenheden

a. Besluit: goedkeuring van de algemene vergadering t.a.v. het voorgenomen besluit van het Bestuur tot:

(i) het met onmiddellijke ingang beëindigen van de aansluitingsovereenkomst van [X] en [Z] B.V. met [C]: en

(ii) het met onmiddellijke ingang opzeggen van het lidmaatschap van [Z] van [C]”.

Alle partners waren ter vergadering in persoon aanwezig (sommigen via een live videoverbinding) dan wel vertegenwoordigd bij volmacht. Tijdens de vergadering heeft het bestuur mondeling toelichting gegeven. Vervolgens heeft de advocaat van klager de vergadering toegesproken. Klager was in persoon aanwezig en heeft zelf het laatste woord gevoerd om zijn visie kenbaar te maken.

De secretaris heeft daarna de stembriefjes uitgedeeld. De partners hebben vervolgens hun stem uitgebracht. De stemming vond plaats door middel van “open” stembriefjes. De voorzitter van de vergadering had twee leden, mr. [P] (hierna te noemen: [P]), notaris en kantoorgenoot van de notaris, en de notaris, gevraagd om de stembriefjes op te halen, de uitgebrachte stemmen te tellen en de uitslag aan de voorzitter mede te delen. [P] en de notaris hebben de stembriefjes in een andere ruimte geteld. Eerst ieder zijn eigen stapeltje, vervolgens de stapeltjes omgewisseld en elkaars telling gecontroleerd. Bij de telling was verder niemand aanwezig. Het briefje met de uitslag is aan de voorzitter overhandigd. Klager was de enige die tegen heeft gestemd, de overige 45 leden stemden voor het besluit. Daarmee was het besluit genomen om met onmiddellijke ingang de aansluitingsovereenkomst van klager en de praktijkvennootschap met [C] te beëindigen en om met onmiddellijke ingang het lidmaatschap van de praktijkvennootschap op te zeggen.

Klager meent dat de opzegging jegens hem onrechtmatig is. Klager heeft – onder andere – tegen [C] een gerechtelijke procedure aangespannen waarin hij vernietiging van het bestuursbesluit tot beëindiging van de aansluitingsovereenkomst en opzegging van het lidmaatschap van zijn praktijkvennootschap en schadevergoeding (€ 18.000.000,-) vordert.

Klager heeft ook een klacht ingediend bij de kamer voor het notariaat te [plaats] tegen het handelen van [P] bij de [vergadering]. Bij voorzittersbeslissing van 18 juni 2020 is klager niet-ontvankelijk verklaard in zijn klacht tegen [P]. Klager heeft daartegen verzet ingesteld.

De klacht heeft betrekking op het optreden van de notaris tijdens de extra [vergadering] op 28 januari 2020. Tijdens deze [vergadering] heeft de notaris tuchtrechtelijk verwijtbaar gehandeld door als notaris onderdeel uit te maken van het stembureau, terwijl hij zelf ook heeft meegestemd en een belang had bij de uitslag van de stemming.

Een notaris kan tuchtrechtelijk aansprakelijk zijn voor het type handelen dat voldoende verband houdt met zijn hoedanigheid van notaris in relatie tot het daarbij passende gedragsniveau, zonder dat het handelen op zichzelf een notaris vereist. De notaris kan zijn “notarispet” niet zomaar afzetten aangezien de notaris een maatschappelijk vertrouwen geniet.

Het bemannen van het stembureau tijdens een [vergadering] is in beginsel niet specifiek een aan een notaris op te dragen taak. Uit de statuten van [C] blijkt niet dat bij ondernemingsrechtelijke besluitvorming stemopneming door een notaris is voorgeschreven. Het lijkt er dus op dat het bestuur door twee notarissen aan te wijzen de schijn heeft willen wekken dat de uitslag van de stemming correct en rechtsgeldig is uitgevoerd.

Indien de notaris wordt geacht niet als notaris te hebben opgetreden, dient hij er voor te waken dat er geen verwarring ontstaat of kan ontstaan over de rol die hij speelt en de hoedanigheid waarin hij optreedt.

Door het stembureau te bemannen met uitsluitend en specifiek twee notarissen wordt naar buiten toe een bepaalde waarborg gegeven aan de stemming en het verloop daarvan. Tijdens de stemming waren namelijk ook anderen dan de leden aanwezig, te weten de advocaat van klager, de advocaten van het bestuur en een notulist. Bovendien is de uitkomst van de stemming onderdeel van een bestuursbesluit dat in alle openbaarheid in rechte kan worden aangevochten en als zodanig voorligt aan de rechter. Het optreden van de notaris blijft daarmee niet alleen beperkt tot een besloten kring.

De notaris geniet een professionele status als publiek vertrouwenspersoon en hij dient er daarom op toe te zien dat bij “het publiek” geen verwarring kan ontstaan over de mate waarin hij als notaris bij een gebeurtenis betrokken is. De notaris dient vooraf de afweging te maken of zijn tussenkomst de gewenste waarborg geeft, wat de notaris in dit geval ten onrechte niet heeft gedaan.

Nu de notaris rechtstreeks een eigen financieel/zakelijk belang had bij de uitkomst van de stemming had hij zich moeten terugtrekken en mee kunnen stemmen.

De notaris heeft als lid van het stembureau in zijn hoedanigheid van notaris ten onrechte zijn legitimatie verleend aan het bestuursbesluit van [C].

In een sfeer waarin tussen de leden van de coöperatie al spanning bestond is extra zorgvuldigheid geboden.

Door op te treden als stemopnemer in een kwestie waarin de notaris ook een eigen belang had is de integere beroepsuitoefening onder druk komen te staan.

De notaris heeft het volgende aangevoerd. Klager heeft op geen enkele wijze duidelijk gemaakt wat er concreet mankeert aan het handelen van de notaris. Tijdens de [vergadering] heeft klager noch zijn aanwezige raadsman enige bedenking of bezwaar geuit tegen de wijze waarop de stemming en de telling daarvan plaatsvond, laat staan dat zij zich hebben verzet tegen de handelwijze van de notaris.

De klacht heeft betrekking op het optreden van de notaris tijdens een [vergadering] van zijn eigen kantoor waarin hij op verzoek van de voorzitter de stembriefjes heeft opgehaald en geteld en de uitkomst van de telling daarna aan de voorzitter kenbaar heeft gemaakt. De aanwezigheid van de notaris bij de [vergadering] was uitsluitend een gevolg van het feit dat hij partner is bij [C] en via zijn praktijk-BV lid is van de coöperatie. Er was geen sprake van handelen in de hoedanigheid van notaris. Dit was voor alle aanwezigen kenbaar en over de hoedanigheid van de notaris kon geen enkele onduidelijkheid bestaan.Het ophalen en tellen van stembriefjes tijdens een besloten partnervergadering van het eigen kantoor betreft niet een notariële werkzaamheid. Het tellen van stemmen bij een [vergadering] is geen in de wet aan een notaris opgedragen taak, noch in de statuten van [C] is het ophalen van stembriefjes en het tellen aan een notaris voorbehouden.

Klager heeft diverse vergaderingen meegemaakt, waarbij op een zelfde manier is gehandeld (voorzitter die notarissen aanwijst om de stembriefjes te verzamelen en te tellen).

Omdat het een zuiver interne aangelegenheid betrof is niet in te zien dat het handelen van de notaris onder het bereik van het tuchtrecht valt. Klager dient derhalve niet-ontvankelijk te worden verklaard.

Door het uitnodigen van de advocaat van klager en de advocaat van [C] en de notulist heeft de [vergadering] niet ineens een “publiek karakter” gekregen waarbij de notaris “naar buiten toe” zou hebben opgetreden.

Klager stelt dat de notaris zich had moeten onthouden van het ophalen en tellen van de stemmen, omdat hij partner en lid van de coöperatie is een eigen belang had bij de uitkomst. Het ontgaat de notaris wat klager hiermee bedoelt, omdat klager zelf stelt een toppartner (“grote vis”) te zijn. Na zijn vertrek zou [C] juist alleen maar omzetverlies lijden. Bovendien heeft [C] klager een vertrekvergoeding betaald. Het enige belang waar het hier om draaide was het kantoorbelang.

Verder stelt klager dat de notaris zijn “legitimatie heeft verleend” aan het besluit van het bestuur om de samenwerking met klager op te zeggen. Het bestuur had alle partners opgeroepen voor een extra [vergadering] onder gelijktijdige toezending van een notitie. De notitie bevat een samenvatting van de bevindingen van het bestuur en de overwegingen die tot het besluit hebben gebracht. Tijdens de vergadering heeft het bestuur toelichting gegeven en ook klager en zijn advocaat mochten hun zienswijze naar voren brengen. De partners hebben vervolgens ieder voor zich de afweging gemaakt en hun stem uitgebracht. Niet valt in te zien dat de tot stand gekomen besluitvorming gebrekkig of oneigenlijk was, laat staan dat de notaris dit op grond van de gang van zaken zou moeten vermoeden of hiervan zelfs overtuigd zou moeten zijn.

De beoordeling van de klacht

Ter beoordeling van de Kamer staat of de notaris heeft gehandeld in strijd met de tuchtnorm als geformuleerd in artikel 93 Wna. Een notaris is aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die hij als notaris behoort te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve hij optreedt, alsmede ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris niet betaamt.

De Kamer overweegt als volgt. Vaste rechtspraak van de notariskamer van het Hof Amsterdam is het volgende. Een notaris kan tuchtrechtelijk aansprakelijk zijn voor het handelen in een andere hoedanigheid dan notaris dat voldoende verband houdt met zijn hoedanigheid van notaris in relatie tot het daarbij passende gedragsniveau, zonder dat het handelen uitsluitend aan een notaris is voorbehouden. Naarmate het handelen in een andere hoedanigheid minder verband houdt met de hoedanigheid van notaris, moet het van grotere ernst zijn om nog de conclusie te kunnen rechtvaardigen dat de notaris de eer en aanzien van het notarisambt schaadt of dat zijn handelen een notaris niet betaamt.

Voor tuchtrechtelijke aansprakelijkheid is het nodig dat het handelen van de notaris zoals het innemen en tellen van de stembriefjes voldoende verband houdt met zijn hoedanigheid van notaris in relatie tot het daarbij passende gedragsniveau. Dat is naar het oordeel van de Kamer hier niet het geval.Vast is komen te staan dat het in de onderhavige kwestie gaat over het door de leden van de coöperatie geven van goedkeuring aan het voorgenomen besluit tot het met onmiddellijke ingang beëindigen van de aansluitingsovereenkomst en het met onmiddellijke ingang opzeggen van het lidmaatschap van de BV van klager. Dit goedkeuringsbesluit heeft alleen interne werking. De notaris handelde in een besloten vergadering als partner van het kantoor en niet in de hoedanigheid van notaris. Iedere andere partner van het kantoor of aanwezige ter vergadering had de betreffende handelingen kunnen verrichten, aangezien het niet een in de wet of de statuten opgedragen taak is. De enkele omstandigheid dat de notaris (samen met [P]) de stembriefjes heeft ingenomen, de stembriefjes daarna heeft geteld en de uitslag schriftelijk aan de voorzitter heeft meegedeeld, is onvoldoende om te kunnen oordelen dat de notaris de eer en het aanzien van het notarisambt op het spel heeft gezet of zich voor een notaris niet betamelijk heeft gedragen.

Wel ware het beter geweest als de notaris expliciet had gemeld dat hij niet in zijn hoedanigheid van notaris optrad, mede omdat hij ook zijn eigen stem zou tellen. Voor de stemming heeft de gang van zaken niet uitgemaakt, nu er unaniem voor het voorgenomen besluit was gestemd (op de stem van klager die tegen was na). Het niet doen van een dergelijke mededeling is in de gegeven omstandigheden evenwel tuchtrechtelijk niet laakbaar. De Kamer concludeert dat klager wel ontvankelijk is in zijn klacht, maar dat de klacht als ongegrond dient te worden afgewezen.

Hetgeen partijen verder nog naar voren hebben gebracht kan buiten beschouwing blijven, omdat het niet van belang is voor de beoordeling in deze zaak.

De beslissing

De Kamer voornoemd:

verklaart de klacht ongegrond.

Deze beslissing is gegeven door mrs. A.F.L. Geerdes, voorzitter, R.R. Roukema en R.B. van der Horst, en in tegenwoordigheid van de secretaris, mr. F.S. Pietersma-Smit, in het openbaar uitgesproken op 17 december 2020.

Kopie van deze beslissing wordt bij aangetekende brief aan partijen gezonden. Tegen deze beslissing staat hoger beroep open bij het Gerechtshof te Amsterdam, postbus 1312, 1000 BH Amsterdam. Het beroepschrift dient binnen dertig dagen na de dagtekening van genoemde brief door het Hof te zijn ontvangen, waarbij de datum van ontvangst door het Hof bepalend is.